Organizar uma viagem corporativa não é tarefa das mais fáceis. Qualquer deslocamento exige uma série de itens que devem ser checados para que a saída não se torne um custo desnecessário para a empresa.
Do ponto de vista do colaborador, o check-list inclui definir o objetivo da viagem, organizar o roteiro, realizar consultas básicas sobre as condições climáticas, organizar o material de trabalho, preparar a mala e conferir os documentos de viagem.
Para o gestor (e, acredite: você precisa ter esta função na sua empresa), o trabalho começa muito antes, com a definição da política de viagens e metas de redução de custos, formalização de acordos com fornecedores (e posteriores negociações), estruturação de processos envolvendo compliance, adiantamento de verba e prestação de contas e definição dos canais de comunicação com o viajante, em caso de imprevistos.
Sim, é muito sobre o que pensar, mas há fórmulas básicas que ajudam na tomada de decisões. Confira abaixo algumas delas.
Organizando uma viagem corporativa
Passo a passo
Planejar todas as etapas da viagem é essencial para evitar gastos inesperados e prever situações que podem acontecer durante o deslocamento do funcionário. Muitas vezes, esta tarefa tem de ser feita pelo próprio gestor, já que tem total controle sobre o fluxo de uma viagem.
Negociação
Neste quesito, trabalhar com antecedência é fundamental para garantir melhores tarifas junto aos fornecedores ou acordos comerciais com facilidades de pagamento, por exemplo. A balança custo x benefício nunca pode ser esquecida.
Para superar as expectativas
Respeite as regras
Política de viagens é o manual básico de qualquer gestor, e deve ser muito a sério. Ao se restringir aos padrões preestabelecidos, o colaborador sabe que está cumprindo a sua função à risca. Ao voltar para o escritório com o resultado esperado, a valorização é uma consequência que pode se tornar uma rotina prazerosa.
Prestação de contas
Uma viagem com uma prestação de contas impecável é sinal de que o colaborador entende o propósito do deslocamento e como ele pode melhorar os seus resultados. A função do gestor é deixar este cenário claro para todos os setores, exigindo o cumprimento deste item.
Analisar relatórios
Fazer mais com menos é outra regra que se aplica à gestão de viagens corporativas. Para garantir savings, porém, é necessário analisar relatórios e entender quais custos podem ser descartados, sem prejudicar a experiência do colaborador. A busca apenas por economia é um erro clássico que deve ser evitado. Saiba negociar pela qualidade. Para realizar esta tarefa com maestria, um sistema de gestão de custos é um diferencial para entender os gargalos e buscar soluções eficazes.
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TMC é o caminho
As agências de viagens corporativas, também chamadas de TMCs, são poderosas aliadas para conquistar resultados expressivos e garantir o bom funcionamento do setor. Isso porque essas empresas são especializadas no atendimento de contas corporativas e reúnem expertise suficiente para propor soluções que vão facilitar, e muito, o dia a dia do gestor de viagens.
Fora isso, vale destacar a capacidade tecnológica de uma TMC, que oferece aos clientes sistemas altamente avançados, capazes de automatizar processos e facilitar a tomada de decisões a partir de relatórios precisos e gerados em tempo real.
Não menos importante, a capacidade de negociação de uma agência de viagens corporativas é outro diferencial inestimável para uma companhia, e que vale a pena se considerar. A partir de uma ampla base de fornecedores e um relacionamento sólido, uma TMC é capaz de conseguir tarifas atrativas de acordo com o nível de serviço estipulado pelo cliente, proporcionando bem-estar e segurança durante as viagens.
A Stabia Turismo é uma das TMCs mais conceituadas do mercado, oferecendo o melhor custo-benefício para organizar a sua viagem corporativa, já que foi criada com uma nova concepção de turismo corporativo, valorizando a personalização dos serviços sem abrir mão da agilidade, confiança e credibilidade. Entre em contato para saber como sua empresa pode se beneficiar de uma agência de viagens corporativas especializada em alto desempenho!
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A organização de uma viagem corporativa depende de uma série de fatores: políticas internas da empresa, o planejamento dos gestores, necessidades do funcionário viajante, etc. E tudo isso deve ser levado em conta, porque o planejamento da viagem pode interferir até mesmo em seu objetivo.
Quanto menos preocupações, imprevistos e incidentes aparecerem no caminho do viajante, melhor será sua produtividade – e isso é o mais importante para quem está representando uma empresa.
Para ajudá-lo a organizar uma viagem corporativa completa, segura e confortável para o funcionário que vai representar sua empresa, nós preparamos um guia bem prático.
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Tenha um planejamento para a viagem corporativa
Pode parecer óbvio, mas muitos gestores tentam começar a organizar uma viagem corporativa sem ter um bom planejamento em mente. Ter um roteiro de tarefas a serem feitas é importante para não deixar nada de lado, garantir o cumprimento do objetivo da viagem e não deixar seu colaborador .
O item mais importante do planejamento, no entanto, deve ser a antecedência. Quanto mais cedo você começar a organizar a viagem corporativa, melhores serão os preços e mais opções você terá. Não deixe nada para a última hora!
Estabeleça a política de viagens da empresa
Ter uma política de viagens é essencial para empresas que realizam esse tipo de deslocamento. A política é um documento que estabelece padrões para todas as viagens corporativas da companhia. Alguns itens que ela pode discriminar são:
- Os objetivos que levam a uma viagem corporativa;
- A antecedência necessária para começar a planejar uma viagem;
- O tipo de acomodação que será oferecido ao viajante;
- A classe de voo em que o funcionário viaja;
- As melhores companhias de seguro viagem;
- A quantia disponibilizada para gastos diários, etc.
Essa política de viagens deve ser explicada pelos gestores e todos os funcionários da empresa devem estar conscientes de sua importância. Esses padrões ajudam a organizar a viagem sem perder nenhum detalhe e a economizar.
Priorize o que precisa de mais tempo
Na hora de planejar essa viagem corporativa, faça uma checklist e priorize itens que precisam de mais tempo para ficar prontos. Por exemplo, se a viagem está sendo feita para fechar um contrato, alguém precisa redigir esse contrato com cuidado. Não é algo que deva ser deixado para a última hora.
Do mesmo modo, se o funcionário viajante precisa de um visto, ou precisa renovar o passaporte, isso pode demorar um bom tempo. Essas devem estar entre as primeiras tarefas do seu planejamento.
Esteja preparado para imprevistos
Nada pior do que ficar longe de casa, sem dinheiro e sem ninguém para pedir ajuda, não é mesmo? Por isso, seu colaborador não pode ficar desamparado em uma viagem corporativa. Ele deve ter meios de resolver problemas e cuidar de incidentes de forma prática e acessível, com o apoio da empresa.
Isso deve ser feito de dois modos. O primeiro é com a contratação de um seguro-viagem, que fique disponível 24h para o funcionário viajante e cubra situações como acidentes, bagagem extraviada e despesas médicas, por exemplo.
O segundo é disponibilizando um valor justo para que o funcionário passe seus dias com tranquilidade. Não tente cortar despesas demais para não correr o risco de deixar seu colaborador na mão.
Planeje relatórios da viagem corporativa
Os relatórios das viagens corporativas, feitos pelos funcionários viajantes e pelos gestores, servem a dois propósitos importantes. O primeiro é o da organização, já que os relatórios vão mostrar o que foi feito, quais objetivos foram cumpridos e qual é o balanço final da viagem corporativa.
O segundo é o da economia, porque os relatórios também discriminam tudo o que foi gasto durante a viagem. Fazendo uma boa análise dessas descrições, é possível descobrir como economizar nas futuras viagens corporativas da empresa.
Verifique os reembolsos
O funcionário viajante já deve estar avisado, antes da realização do deslocamento, sobre o que será e o que não será reembolsado pela empresa. Então, depois de voltar da viagem, ele pode mostrar comprovantes, recibos ou notas fiscais do que teve que gastar e, assim, ter o valor reembolsado.
Organizar uma viagem corporativa segura e confiável exige experiência e um bom desempenho. Por isso, conte com a Stabia Turismo para cuidar das viagens de sua empresa. Nossa transparência é um fator decisivo que cria sinergia entre o gestor de viagens e nossa agência.
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Definir uma política de viagens traçada de forma simples e eficiente proporciona melhoria na qualidade das viagens e reduz o tempo com processos administrativos e operacionais, sendo de extrema importância para que se tenha controle sobre as despesas e aumentando a possibilidade de crescimento da empresa.
As viagens corporativas são de grande importância para as empresas que desejam expandir seus mercados, mas o planejamento destas viagens pode ser um pouco complicado. A elaboração de uma política de viagens não só é de grande ajuda nessa tarefa, como também é essencial, trazendo diversas vantagens.
A política de viagens é fundamental para melhorar as condições de trabalho dos viajantes, gerenciar e controlar gastos e construir uma estrutura que permita aos gestores escolherem as melhores opções de viagem.
Mas lembre-se: por mais que a política de viagens deva tentar prever todos os cenários possíveis, nem sempre é possível que ela seja muito específica, pois cada viagem é diferente.
Nesse post vamos abordar os principais pontos a se atentar na hora de criar uma política de viagens corporativas para sua empresa, a fim de evitar desencontro de informações, dúvidas ou mal-estar com a equipe, além de gastos desnecessários.
Benefícios de política de viagem para sua empresa
Cada vez mais importante no mundo dos negócios, as viagens corporativas nem sempre são fáceis de programar, pois o equilíbrio entre o economia e conforto do deslocamento de funcionários pode parecer impossível.
A solução para diminuir gastos sem comprometer a qualidade da viagem é uma boa política de viagens!
Com esse documento pré estabelecido o gestor pode prever e tomar as providências necessárias para imprevistos, além de gerenciar o tempo para pensar em todos os detalhes fundamentais.
Estruturando uma política de viagens bem-sucedida
O objetivo da política de viagens é ser um documento para a orientação de como promover a boa gestão das despesas com viagens corporativas, delineado regras claras para a sua realização.
Este documento ajuda a estabelecer e orientar os processos necessários para a realização de viagens corporativas de colaboradores, então é imperativo que a política seja precisa e esteja a disposição de todos os funcionários.
Uma política de viagens bem-sucedida deve conter uma boa estratégia, levando em conta as dificuldades e as necessidades desses deslocamentos, sendo importante, então, traçar seus objetivos primeiramente.
Definindo um orçamento
É importante que uma parcela do seu orçamento seja separada para se ter um planejamento mais efetivo e conseguir ter um maior controle dos custos com as viagens corporativas.
Para o objetivo de evitar gastos supérfluos ou desperdício de dinheiro, um planejamento prévio é essencial.
Analisando a quantidade de deslocamentos corporativos que a sua companhia realiza mensalmente, anualmente ou trimestralmente e quais os objetivos de cada viagem e qual o gasto médio com os deslocamentos, é possível fazer uma estimativa para as viagens futuras.
Este processo ajuda a estabelecer metas, negociar contratos com fornecedores e monitorar o desempenho do programa.
Definindo os limites de despesas
Defina anteriormente as despesas diárias para os funcionários, cobrindo quaisquer custos extras como gastos com alimentação, deslocamentos, entre outros.
Estabeleça também uma política de despesas, como a utilização de cartões corporativos para o pagamento de viagens. Esse é um jeito eficaz que ajuda para melhorar o controle de gastos.
Disponibilize a política de viagens para os funcionários
Após a implantação, assegure-se que todos os funcionários tenham acesso a política de viagens da empresa e a um guia de explicações às questões do documento, disponível a todos os membros da corporação.
Dessa maneira, todo o staff saberá de qual deve ser o comportamento da empresa em viagens empresariais.
Faça uma parceira com uma TMC
As agências de viagens corporativas são suporte indispensável para o gerenciamento de viagens e na execução da política de viagens.
Uma TMC com Know How como a Stabia, dispõe de uma gama de serviços e ferramentas que tem em vista um maior controle e comodidade para o funcionário viajante/solicitante.
Contando com a união de experiência, infraestrutura e tecnologia, nossos serviços são personalizados para as necessidades da empresa.
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