Definir uma política de viagens traçada de forma simples e eficiente proporciona melhoria na qualidade das viagens e reduz o tempo com processos administrativos e operacionais, sendo de extrema importância para que se tenha controle sobre as despesas e aumentando a possibilidade de crescimento da empresa.
As viagens corporativas são de grande importância para as empresas que desejam expandir seus mercados, mas o planejamento destas viagens pode ser um pouco complicado. A elaboração de uma política de viagens não só é de grande ajuda nessa tarefa, como também é essencial, trazendo diversas vantagens.
A política de viagens é fundamental para melhorar as condições de trabalho dos viajantes, gerenciar e controlar gastos e construir uma estrutura que permita aos gestores escolherem as melhores opções de viagem.
Mas lembre-se: por mais que a política de viagens deva tentar prever todos os cenários possíveis, nem sempre é possível que ela seja muito específica, pois cada viagem é diferente.
Nesse post vamos abordar os principais pontos a se atentar na hora de criar uma política de viagens corporativas para sua empresa, a fim de evitar desencontro de informações, dúvidas ou mal-estar com a equipe, além de gastos desnecessários.
Benefícios de política de viagem para sua empresa
Cada vez mais importante no mundo dos negócios, as viagens corporativas nem sempre são fáceis de programar, pois o equilíbrio entre o economia e conforto do deslocamento de funcionários pode parecer impossível.
A solução para diminuir gastos sem comprometer a qualidade da viagem é uma boa política de viagens!
Com esse documento pré estabelecido o gestor pode prever e tomar as providências necessárias para imprevistos, além de gerenciar o tempo para pensar em todos os detalhes fundamentais.
Estruturando uma política de viagens bem-sucedida
O objetivo da política de viagens é ser um documento para a orientação de como promover a boa gestão das despesas com viagens corporativas, delineado regras claras para a sua realização.
Este documento ajuda a estabelecer e orientar os processos necessários para a realização de viagens corporativas de colaboradores, então é imperativo que a política seja precisa e esteja a disposição de todos os funcionários.
Uma política de viagens bem-sucedida deve conter uma boa estratégia, levando em conta as dificuldades e as necessidades desses deslocamentos, sendo importante, então, traçar seus objetivos primeiramente.
Definindo um orçamento
É importante que uma parcela do seu orçamento seja separada para se ter um planejamento mais efetivo e conseguir ter um maior controle dos custos com as viagens corporativas.
Para o objetivo de evitar gastos supérfluos ou desperdício de dinheiro, um planejamento prévio é essencial.
Analisando a quantidade de deslocamentos corporativos que a sua companhia realiza mensalmente, anualmente ou trimestralmente e quais os objetivos de cada viagem e qual o gasto médio com os deslocamentos, é possível fazer uma estimativa para as viagens futuras.
Este processo ajuda a estabelecer metas, negociar contratos com fornecedores e monitorar o desempenho do programa.
Definindo os limites de despesas
Defina anteriormente as despesas diárias para os funcionários, cobrindo quaisquer custos extras como gastos com alimentação, deslocamentos, entre outros.
Estabeleça também uma política de despesas, como a utilização de cartões corporativos para o pagamento de viagens. Esse é um jeito eficaz que ajuda para melhorar o controle de gastos.
Disponibilize a política de viagens para os funcionários
Após a implantação, assegure-se que todos os funcionários tenham acesso a política de viagens da empresa e a um guia de explicações às questões do documento, disponível a todos os membros da corporação.
Dessa maneira, todo o staff saberá de qual deve ser o comportamento da empresa em viagens empresariais.
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As agências de viagens corporativas são suporte indispensável para o gerenciamento de viagens e na execução da política de viagens.
Uma TMC com Know How como a Stabia, dispõe de uma gama de serviços e ferramentas que tem em vista um maior controle e comodidade para o funcionário viajante/solicitante.
Contando com a união de experiência, infraestrutura e tecnologia, nossos serviços são personalizados para as necessidades da empresa.
Venha conferir como a Stabia pode ajudar a sua empresa a fazer uma melhor gestão de viagens corporativas e compartilhe nas suas redes sociais!
