Organizar uma viagem corporativa não é tarefa das mais fáceis. Qualquer deslocamento exige uma série de itens que devem ser checados para que a saída não se torne um custo desnecessário para a empresa.
Do ponto de vista do colaborador, o check-list inclui definir o objetivo da viagem, organizar o roteiro, realizar consultas básicas sobre as condições climáticas, organizar o material de trabalho, preparar a mala e conferir os documentos de viagem.
Para o gestor (e, acredite: você precisa ter esta função na sua empresa), o trabalho começa muito antes, com a definição da política de viagens e metas de redução de custos, formalização de acordos com fornecedores (e posteriores negociações), estruturação de processos envolvendo compliance, adiantamento de verba e prestação de contas e definição dos canais de comunicação com o viajante, em caso de imprevistos.
Sim, é muito sobre o que pensar, mas há fórmulas básicas que ajudam na tomada de decisões. Confira abaixo algumas delas.
Organizando uma viagem corporativa
Passo a passo
Planejar todas as etapas da viagem é essencial para evitar gastos inesperados e prever situações que podem acontecer durante o deslocamento do funcionário. Muitas vezes, esta tarefa tem de ser feita pelo próprio gestor, já que tem total controle sobre o fluxo de uma viagem.
Negociação
Neste quesito, trabalhar com antecedência é fundamental para garantir melhores tarifas junto aos fornecedores ou acordos comerciais com facilidades de pagamento, por exemplo. A balança custo x benefício nunca pode ser esquecida.
Para superar as expectativas
Respeite as regras
Política de viagens é o manual básico de qualquer gestor, e deve ser levada muito a sério. Ao se restringir aos padrões preestabelecidos, o colaborador sabe que está cumprindo a sua função à risca. Ao voltar para o escritório com o resultado esperado, a valorização é uma consequência que pode se tornar uma rotina prazerosa.
Prestação de contas
Uma viagem com uma prestação de contas impecável é sinal de que o colaborador entende o propósito do deslocamento e como ele pode melhorar os seus resultados. A função do gestor é deixar este cenário claro para todos os setores, exigindo o cumprimento deste item.
Analisar relatórios
Fazer mais com menos é outra regra que se aplica à gestão de viagens corporativas. Para garantir savings, porém, é necessário analisar relatórios e entender quais custos podem ser descartados, sem prejudicar a experiência do colaborador. A busca apenas por economia é um erro clássico que deve ser evitado. Saiba negociar pela qualidade. Para realizar esta tarefa com maestria, um sistema de gestão de custos é um diferencial para entender os gargalos e buscar soluções eficazes.
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TMC é o caminho
As agências de viagens corporativas, também chamadas de TMCs, são poderosas aliadas para conquistar resultados expressivos e garantir o bom funcionamento do setor. Isso porque essas empresas são especializadas no atendimento de contas corporativas e reúnem expertise suficiente para propor soluções que vão facilitar, e muito, o dia a dia do gestor de viagens.
Fora isso, vale destacar a capacidade tecnológica de uma TMC, que oferece aos clientes sistemas altamente avançados, capazes de automatizar processos e facilitar a tomada de decisões a partir de relatórios precisos e gerados em tempo real.
Não menos importante, a capacidade de negociação de uma agência de viagens corporativas é outro diferencial inestimável para uma companhia, e que vale a pena se considerar. A partir de uma ampla base de fornecedores e um relacionamento sólido, uma TMC é capaz de conseguir tarifas atrativas de acordo com o nível de serviço estipulado pelo cliente, proporcionando bem-estar e segurança durante as viagens.
A Stabia Turismo é uma das TMCs mais conceituadas do mercado, oferecendo o melhor custo-benefício para organizar a sua viagem corporativa, já que foi criada com uma nova concepção de turismo corporativo, valorizando a personalização dos serviços sem abrir mão da agilidade, confiança e credibilidade. Entre em contato para saber como sua empresa pode se beneficiar de uma agência de viagens corporativas especializada em alto desempenho!
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