As viagens corporativas representam uma grande oportunidade para alavancar os negócios de uma empresa, seja ela de pequeno, médio ou grande porte.
Focadas em expandir o mercado e proporcionar novas experiências aos profissionais, as viagens corporativas são responsáveis por grande parte dos custos de uma organização e isso pode se tornar problemático se não houver uma gestão eficaz nesse sentido.
É por isso que a Travel Management Company (TMC), uma agência especializada em gestão de viagens, pode apresentar soluções para facilitar a organização da viagem corporativa. Cuidar de todo o processo não é tarefa fácil, mas ao contar com o suporte de profissionais especializados é possível aproveitar a expertise para obter o retorno desejado com essa importante ferramenta de geração de negócios.
Apostar na terceirização com uma TMC significa contar com uma parceria para organizar viagens otimizando custos e facilitando processos como a reserva de hotéis, voos e transporte; além de roteiros no destino final; a fabricação de relatórios e a prestação de contas no pós viagem. Toda a gestão que envolve o ciclo de uma viagem corporativa, desde o embarque até o retorno, pode ser aprimorada com o auxílio de especialistas.
O planejamento das viagens corporativas
O planejamento para os deslocamentos começa a ser definido a partir de uma política de viagens. É através desse documento que são definidas as metas e objetivos da empresa com as viagens, bem como os direitos e deveres de todos os funcionários e colaboradores envolvidos no programa.
Grande parte das pequenas empresas, que não acumulam tanta experiência no segmento das viagens corporativas, não têm uma política formada. Daí a importância da TMC estar completamente alinhada às estratégias da instituição, podendo auxiliar na consolidação da política de viagens e garantindo o cumprimento das regras estipuladas, como a preferência por prestadoras de serviço autorizadas.
Qual o papel desempenhado pela TMC?
A TMC pode contribuir e muito na formação da política de viagens da empresa, atuando de forma eficaz na pesquisa de preços, por exemplo. Além disso, facilita a incorporação da tecnologia pela organização, o que aumenta a oferta de transportes alternativos, entre outras facilidades, representando grande economia no orçamento da empresa.
As ferramentas digitais também facilitam a comunicação, o preenchimento de relatórios, a prestação de contas pós-viagem e o acompanhamento em tempo real de todas as movimentações e despesas durante a estadia.
O aumento da oferta de serviços tem tudo a ver com a ampla relação com fornecedores da indústria de viagens. Estar atento à variação de preços e às melhores ofertas em termos de reserva de voos, hospedagem e traslado exige total acompanhamento às tendências e oportunidades do mercado.
O amplo know-how de uma TMC contribui para a maior agilidade dos processos que envolvem as viagens corporativas. Tudo isso sem descuidar da segurança nas transações, o que é fundamental para proteger os interesses da empresa e preservar toda a programação relacionada aos deslocamentos.
Contudo, mesmo tomadas todas as precauções, situações de emergência são imponderáveis e podem acontecer a qualquer momento. Contar com profissionais experientes e especializados na gestão de viagens traz o conforto necessário para que imprevistos não se tornem problemas que arrisquem a execução da programação.
Independentemente do tipo de negociação, seja com uma empresa aérea ou rede hoteleira, a economia deve ser prioridade. Dessa forma, a TMC pode apresentar novas possibilidades para fechar um negócio de forma mais vantajosa e rentável para a empresa, porque a redução de custos e a preocupação com o orçamento são comuns a todas as empresas, não importa o segmento.
Sobretudo para as pequenas empresas, a chance de economizar e agilizar processos é um grande atrativo para encarar a contratação de uma agência especializada como investimento e não custo.
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