Organizar uma viagem corporativa não é tarefa das mais fáceis. Qualquer deslocamento exige uma série de itens que devem ser checados para que a saída não se torne um custo desnecessário para a empresa.
Do ponto de vista do colaborador, o check-list inclui definir o objetivo da viagem, organizar o roteiro, realizar consultas básicas sobre as condições climáticas, organizar o material de trabalho, preparar a mala e conferir os documentos de viagem.
Para o gestor (e, acredite: você precisa ter esta função na sua empresa), o trabalho começa muito antes, com a definição da política de viagens e metas de redução de custos, formalização de acordos com fornecedores (e posteriores negociações), estruturação de processos envolvendo compliance, adiantamento de verba e prestação de contas e definição dos canais de comunicação com o viajante, em caso de imprevistos.
Sim, é muito sobre o que pensar, mas há fórmulas básicas que ajudam na tomada de decisões. Confira abaixo algumas delas.
Organizando uma viagem corporativa
Passo a passo
Planejar todas as etapas da viagem é essencial para evitar gastos inesperados e prever situações que podem acontecer durante o deslocamento do funcionário. Muitas vezes, esta tarefa tem de ser feita pelo próprio gestor, já que tem total controle sobre o fluxo de uma viagem.
Negociação
Neste quesito, trabalhar com antecedência é fundamental para garantir melhores tarifas junto aos fornecedores ou acordos comerciais com facilidades de pagamento, por exemplo. A balança custo x benefício nunca pode ser esquecida.
Para superar as expectativas
Respeite as regras
Política de viagens é o manual básico de qualquer gestor, e deve ser muito a sério. Ao se restringir aos padrões preestabelecidos, o colaborador sabe que está cumprindo a sua função à risca. Ao voltar para o escritório com o resultado esperado, a valorização é uma consequência que pode se tornar uma rotina prazerosa.
Prestação de contas
Uma viagem com uma prestação de contas impecável é sinal de que o colaborador entende o propósito do deslocamento e como ele pode melhorar os seus resultados. A função do gestor é deixar este cenário claro para todos os setores, exigindo o cumprimento deste item.
Analisar relatórios
Fazer mais com menos é outra regra que se aplica à gestão de viagens corporativas. Para garantir savings, porém, é necessário analisar relatórios e entender quais custos podem ser descartados, sem prejudicar a experiência do colaborador. A busca apenas por economia é um erro clássico que deve ser evitado. Saiba negociar pela qualidade. Para realizar esta tarefa com maestria, um sistema de gestão de custos é um diferencial para entender os gargalos e buscar soluções eficazes.
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TMC é o caminho
As agências de viagens corporativas, também chamadas de TMCs, são poderosas aliadas para conquistar resultados expressivos e garantir o bom funcionamento do setor. Isso porque essas empresas são especializadas no atendimento de contas corporativas e reúnem expertise suficiente para propor soluções que vão facilitar, e muito, o dia a dia do gestor de viagens.
Fora isso, vale destacar a capacidade tecnológica de uma TMC, que oferece aos clientes sistemas altamente avançados, capazes de automatizar processos e facilitar a tomada de decisões a partir de relatórios precisos e gerados em tempo real.
Não menos importante, a capacidade de negociação de uma agência de viagens corporativas é outro diferencial inestimável para uma companhia, e que vale a pena se considerar. A partir de uma ampla base de fornecedores e um relacionamento sólido, uma TMC é capaz de conseguir tarifas atrativas de acordo com o nível de serviço estipulado pelo cliente, proporcionando bem-estar e segurança durante as viagens.
A Stabia Turismo é uma das TMCs mais conceituadas do mercado, oferecendo o melhor custo-benefício para organizar a sua viagem corporativa, já que foi criada com uma nova concepção de turismo corporativo, valorizando a personalização dos serviços sem abrir mão da agilidade, confiança e credibilidade. Entre em contato para saber como sua empresa pode se beneficiar de uma agência de viagens corporativas especializada em alto desempenho!
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De acordo com um estudo realizado pela Isma-BR (representante da International Stress Management Association), nove em cada dez brasileiros que estão no mercado de trabalho apresentam sintomas de ansiedade. E, no Brasil, os transtornos mentais são a terceira causa de longos afastamentos do trabalho por doença.
Todos esses quadros estão diretamente relacionados ao estresse, fator que não só afasta o colaborador do ambiente de trabalho, como prejudica a realização das atividades diárias, reduzindo a produtividade e causando atrasos. Com essas informações, é possível compreender a importância de pensar no bem-estar dos colabores, em especial, dos viajantes corporativos.
Situações estressantes
Antes de falar sobre formas de amenizar o estresse, é importante entender o que pode fazer com que os viajantes corporativos sofram com esse problema. O primeiro ponto a se destacar é a distância da família e da zona de conforto. Além da saudade dos familiares, o colaborador sofre com o desconforto e a necessidade de lidar com um ambiente novo.
Outro fator estressante é exatamente a adaptação ao destino. A ida para um país diferente, por exemplo, exige a adequação à língua, à cultura e ao fuso horário do destino.
Por fim, a logística da própria viagem pode afetar negativamente o bem-estar do viajante, fazendo com que ele precise lidar com mudanças de última hora, hospedagem desconfortável e problemas com alimentação e transporte.
Para amenizar ou até resolver os desconfortos causados por esses fatores, vale tomar alguns pequenos cuidados durante a organização da viagem. Confira abaixo quais são eles.
1. Aposte no planejamento
O gestor de viagens deve realizar um planejamento detalhado da viagem, pensando em todas as necessidades do colaborador, de forma que elas sejam atendidas de acordo com a política da empresa. Nesse planejamento não devem conter apenas os dados da hospedagem e da ida até o destino, mas também informações sobre os meios de transporte, sobre os horários a serem cumpridos, o transfer do aeroporto para o hotel e até locais de interesse, como restaurantes próximos.
2. Entregue todas as informações
Não espere o colaborador perguntar, entregue as informações com antecedência. Os documentos necessários, dados do voo, da hospedagem, do transfer… tudo que o colaborador possa precisar. Vale também incluir a previsão do tempo do destino, para evitar problemas com roupas.
3. Ofereça conforto
É importante economizar, e isso é fato. No entanto, algumas melhorias nos pacotes de viagens podem facilitar e otimizar a experiência dos viajantes de viagens, contribuindo com o bem-estar e, consequentemente, promovendo benefícios a médio e longo prazo. Por isso, estude a possibilidade de oferecer viagens em classes executivas e ajuda de custo. Além disso, permita que o colaborador embarque um dia antes para ter uma boa adaptação ao local ou, ainda, conhecer algumas atrações do destino.
4. Fique de olho na agenda!
Por mais que esteja viajando a trabalho, o colaborador não está disponível 24 para a empresa. Dessa forma, tente organizar os compromissos para que o colaborador cumpra sua carga horária e tenha um tempo hábil para descanso ou lazer.
5. Facilite os processos administrativos
O estresse relacionado à viagem muitas vezes não se restringe aos momentos em que o viajante está em percurso, mas também aos processos administrativos que são realizados antes e após o embarque. Isso porque solicitação de liberação de serviços e prestação de contas podem ser atividades complicadas e trabalhosas. Uma forma de evitar esse desgaste é organizar uma política de viagem com processos administrativos fáceis e intuitivos.
6. Faça uso da tecnologia
Os aplicativos podem ser grandes facilitadores na rotina dos viajantes corporativos, contribuindo com a a solicitação da transporte, o registro de despesas, o acesso a e-mails e até o check-in no aeroporto. Uma boa opção para esse fim é o famoso OBT (online booking tools), ferramenta de viagens que permitem gerenciar desde as reversas e check-ins, até o cumprimento das políticas de viagem da instituição.
7. Aposte em uma consultoria de viagens
Organizar uma viagem de forma que ela atenda às necessidades do colaborador e ainda fique dentro do orçamento da instituição, não é uma tarefa fácil. Por isso, vale contar com o auxílio de uma consultoria em viagens, como a Stabia Turismo, que trabalha de forma personalizada para cada cliente, facilitando a retirada de passaportes e vistos, e ajudando a reservar hotéis, passagens e carros.
Stabia Turismo
A Stabia turismo é a escolha certa para quem deseja planejar viagens corporativas e pessoais e realizar eventos corporativos com facilidade e economia. A consultoria em viagens oferece serviços de reserva de passagens, locação de veículos, contratação de seguro viagem e assessoria para retirara de passaportes e vistos para viajantes que pretendem sair do país a trabalho ou estudo. Além disso, realiza a logística de transporte, hospedagem e translado para congressos e eventos empresariais. Com agilidade e respeito, a Stabia Turismo realiza um atendimento personalizado, priorizando o baixo custo e a satisfação do cliente. Está precisando organizar uma viagem? Então clique aqui e aproveite todas as facilidades que a Stabia Turismo pode oferecer.
Quais práticas você aplica em sua empresa para melhorar a experiência dos viajantes corporativos? Conte nos comentários e compartilhe o nosso conteúdo!
A organização de uma viagem corporativa depende de uma série de fatores: políticas internas da empresa, o planejamento dos gestores, necessidades do funcionário viajante, etc. E tudo isso deve ser levado em conta, porque o planejamento da viagem pode interferir até mesmo em seu objetivo.
Quanto menos preocupações, imprevistos e incidentes aparecerem no caminho do viajante, melhor será sua produtividade – e isso é o mais importante para quem está representando uma empresa.
Para ajudá-lo a organizar uma viagem corporativa completa, segura e confortável para o funcionário que vai representar sua empresa, nós preparamos um guia bem prático.
Continue sua leitura para saber mais!
Tenha um planejamento para a viagem corporativa
Pode parecer óbvio, mas muitos gestores tentam começar a organizar uma viagem corporativa sem ter um bom planejamento em mente. Ter um roteiro de tarefas a serem feitas é importante para não deixar nada de lado, garantir o cumprimento do objetivo da viagem e não deixar seu colaborador .
O item mais importante do planejamento, no entanto, deve ser a antecedência. Quanto mais cedo você começar a organizar a viagem corporativa, melhores serão os preços e mais opções você terá. Não deixe nada para a última hora!
Estabeleça a política de viagens da empresa
Ter uma política de viagens é essencial para empresas que realizam esse tipo de deslocamento. A política é um documento que estabelece padrões para todas as viagens corporativas da companhia. Alguns itens que ela pode discriminar são:
- Os objetivos que levam a uma viagem corporativa;
- A antecedência necessária para começar a planejar uma viagem;
- O tipo de acomodação que será oferecido ao viajante;
- A classe de voo em que o funcionário viaja;
- As melhores companhias de seguro viagem;
- A quantia disponibilizada para gastos diários, etc.
Essa política de viagens deve ser explicada pelos gestores e todos os funcionários da empresa devem estar conscientes de sua importância. Esses padrões ajudam a organizar a viagem sem perder nenhum detalhe e a economizar.
Priorize o que precisa de mais tempo
Na hora de planejar essa viagem corporativa, faça uma checklist e priorize itens que precisam de mais tempo para ficar prontos. Por exemplo, se a viagem está sendo feita para fechar um contrato, alguém precisa redigir esse contrato com cuidado. Não é algo que deva ser deixado para a última hora.
Do mesmo modo, se o funcionário viajante precisa de um visto, ou precisa renovar o passaporte, isso pode demorar um bom tempo. Essas devem estar entre as primeiras tarefas do seu planejamento.
Esteja preparado para imprevistos
Nada pior do que ficar longe de casa, sem dinheiro e sem ninguém para pedir ajuda, não é mesmo? Por isso, seu colaborador não pode ficar desamparado em uma viagem corporativa. Ele deve ter meios de resolver problemas e cuidar de incidentes de forma prática e acessível, com o apoio da empresa.
Isso deve ser feito de dois modos. O primeiro é com a contratação de um seguro-viagem, que fique disponível 24h para o funcionário viajante e cubra situações como acidentes, bagagem extraviada e despesas médicas, por exemplo.
O segundo é disponibilizando um valor justo para que o funcionário passe seus dias com tranquilidade. Não tente cortar despesas demais para não correr o risco de deixar seu colaborador na mão.
Planeje relatórios da viagem corporativa
Os relatórios das viagens corporativas, feitos pelos funcionários viajantes e pelos gestores, servem a dois propósitos importantes. O primeiro é o da organização, já que os relatórios vão mostrar o que foi feito, quais objetivos foram cumpridos e qual é o balanço final da viagem corporativa.
O segundo é o da economia, porque os relatórios também discriminam tudo o que foi gasto durante a viagem. Fazendo uma boa análise dessas descrições, é possível descobrir como economizar nas futuras viagens corporativas da empresa.
Verifique os reembolsos
O funcionário viajante já deve estar avisado, antes da realização do deslocamento, sobre o que será e o que não será reembolsado pela empresa. Então, depois de voltar da viagem, ele pode mostrar comprovantes, recibos ou notas fiscais do que teve que gastar e, assim, ter o valor reembolsado.
Organizar uma viagem corporativa segura e confiável exige experiência e um bom desempenho. Por isso, conte com a Stabia Turismo para cuidar das viagens de sua empresa. Nossa transparência é um fator decisivo que cria sinergia entre o gestor de viagens e nossa agência.
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Não há como negar: as viagens corporativas são essenciais para empresas de todos os portes, afinal estar cara a cara com um possível cliente ou fornecedor na hora de fechar um negócio faz toda a diferença. Porém, do outro lado de toda essa importância está um fator que costuma preocupar os departamentos que lidam com o dinheiro da empresa: o custo.
Em cenários de crise, principalmente, é comum desmarcar compromissos que exigem deslocamento pelo fato de que atitudes como essa gerarão economia, mas com isso perde-se também a possibilidade de realizar vendas e criar laços preciosos. A saída, nesse caso, é manter as viagens corporativas, mas fazendo com que tenham o menor custo possível.
Continue conosco até o final desse artigo para descobrir como isso pode ser feito.
Como reduzir os custos das viagens corporativas
As viagens corporativas contribuem de forma significativa para as despesas da empresa, em muitos casos perdendo apenas para a folha de pagamento e para a tecnologia. Como parte da sua função é zelar pelo financeiro, mas sem deixar de lado a realização desse tipo de viagem, confira a seguir nossas dicas de redução de custos, que incluem:
- Negociação de valores;
- Planejamento;
- Criação de políticas relacionadas às viagens;
- Utilização de relatórios.
Saiba mais sobre cada um desses pontos a seguir:
Definição de fornecedores preferenciais
Ao escolher fornecedores preferenciais, os descontos com fornecedores específicos, como companhias aéreas, locadoras de veículos e hotéis, aumenta.
Isso representa boas negociações e flexibilidade em momentos críticos como um hotel lotado, uma quebra de no-show, entre outras situações das quais uma empresa e seus viajantes corporativos estão sujeitos.
Planejamento antecipado
Nem sempre as viagens corporativas nos dão liberdade de criar um planejamento em relação a custos, mas sempre que isso for possível, não deixe de fazê-lo.
Esse planejamento deve incluir a compra antecipada de passagens, traslados e aluguéis de veículos, uma vez que quanto maior a antecedência nas reservas, mais baixos os preços costumam ser. Os pormenores também devem ser contemplados, bem como situações adversas, como mudança da data de uma reunião, por exemplo.
Por isso, lembre-se de considerar também o valor da alteração da passagem, pois muitas vezes vale mais a pena comprar uma tarifa superior com uma multa reduzida para alteração do que ter que comprar novos bilhetes.
Criação e adoção de políticas relacionadas às viagens corporativas
Outra forma inteligente de gerenciar corretamente os custos das viagens corporativas de sua empresa e conseguir reduzi-los é colocando em prática uma política em relação a elas.
Essa política deve ser composta por parâmetros e “regras” a serem seguidas, norteando corretamente o dinheiro da empresa e ao mesmo tempo cuidando para que a viagem ocorra de forma satisfatória para todos. Defina, por exemplo, em quais ocasiões um executivo pode viajar de primeira classe, qual a categoria de hotel que deve ser priorizada, quais devem ser os custos com alimentação e outros detalhes que permitam traçar um panorama de quanto do orçamento será utilizado.
Utilização e análise de relatórios
Por fim, e ainda mais importante, está a utilização de relatórios, que te permitirão analisar os motivos e valores relacionados aos custos de cada viagem.
São os relatórios das viagens corporativas, por sinal, que permitem descobrir se a política criada está sendo respeitada e se há excessos de gastos por algum motivo. Dessa forma, ao final de cada mês poderá ser analisado o que está dando certo e o que está dando errado.
E, ao final do ano, você poderá ter acesso ao valor total destinado a essas viagens, conseguindo verificar ainda o que pode ser cortado ou alterado para maior redução de custos.
A adoção de parceiros nas viagens corporativas
Quem deseja reduzir os custos com viagens corporativas pode, além de seguir essas dicas, buscar parceiros que sejam especialistas no assunto e consigam prestar uma consultoria para que as viagens corporativas saiam de forma rápida e eficaz.
A Stabia TMC é especialista em viagens corporativas, de modo a agilizar quaisquer processos que sejam necessários, priorizando sempre a redução de custos para os clientes. Além de reservarmos passagens com mais de 700 companhias aéreas pelo mundo, cuidamos também da hospedagem, documentação, transfer, fretamento e demais detalhes junto aos fornecedores que nos permitem conseguir sempre o melhor preço para a sua empresa.
Aliás, se a política interna de sua empresa contempla não só viagens corporativas, mas também viagens como incentivos aos colaboradores, basta falar conosco e em pouco tempo terá um pacote de viagem ou um cruzeiro marítimo inesquecível para ser utilizado, o que sem dúvidas incentivará toda a equipe.
Para saber mais sobre a Stabia TMC e conhecer outras dicas para reduzir os custos das viagens corporativas de sua empresa, baixe agora mesmo nosso e-book. Havendo qualquer dúvida, estamos à disposição.
Definir uma política de viagens traçada de forma simples e eficiente proporciona melhoria na qualidade das viagens e reduz o tempo com processos administrativos e operacionais, sendo de extrema importância para que se tenha controle sobre as despesas e aumentando a possibilidade de crescimento da empresa.
As viagens corporativas são de grande importância para as empresas que desejam expandir seus mercados, mas o planejamento destas viagens pode ser um pouco complicado. A elaboração de uma política de viagens não só é de grande ajuda nessa tarefa, como também é essencial, trazendo diversas vantagens.
A política de viagens é fundamental para melhorar as condições de trabalho dos viajantes, gerenciar e controlar gastos e construir uma estrutura que permita aos gestores escolherem as melhores opções de viagem.
Mas lembre-se: por mais que a política de viagens deva tentar prever todos os cenários possíveis, nem sempre é possível que ela seja muito específica, pois cada viagem é diferente.
Nesse post vamos abordar os principais pontos a se atentar na hora de criar uma política de viagens corporativas para sua empresa, a fim de evitar desencontro de informações, dúvidas ou mal-estar com a equipe, além de gastos desnecessários.
Benefícios de política de viagem para sua empresa
Cada vez mais importante no mundo dos negócios, as viagens corporativas nem sempre são fáceis de programar, pois o equilíbrio entre o economia e conforto do deslocamento de funcionários pode parecer impossível.
A solução para diminuir gastos sem comprometer a qualidade da viagem é uma boa política de viagens!
Com esse documento pré estabelecido o gestor pode prever e tomar as providências necessárias para imprevistos, além de gerenciar o tempo para pensar em todos os detalhes fundamentais.
Estruturando uma política de viagens bem-sucedida
O objetivo da política de viagens é ser um documento para a orientação de como promover a boa gestão das despesas com viagens corporativas, delineado regras claras para a sua realização.
Este documento ajuda a estabelecer e orientar os processos necessários para a realização de viagens corporativas de colaboradores, então é imperativo que a política seja precisa e esteja a disposição de todos os funcionários.
Uma política de viagens bem-sucedida deve conter uma boa estratégia, levando em conta as dificuldades e as necessidades desses deslocamentos, sendo importante, então, traçar seus objetivos primeiramente.
Definindo um orçamento
É importante que uma parcela do seu orçamento seja separada para se ter um planejamento mais efetivo e conseguir ter um maior controle dos custos com as viagens corporativas.
Para o objetivo de evitar gastos supérfluos ou desperdício de dinheiro, um planejamento prévio é essencial.
Analisando a quantidade de deslocamentos corporativos que a sua companhia realiza mensalmente, anualmente ou trimestralmente e quais os objetivos de cada viagem e qual o gasto médio com os deslocamentos, é possível fazer uma estimativa para as viagens futuras.
Este processo ajuda a estabelecer metas, negociar contratos com fornecedores e monitorar o desempenho do programa.
Definindo os limites de despesas
Defina anteriormente as despesas diárias para os funcionários, cobrindo quaisquer custos extras como gastos com alimentação, deslocamentos, entre outros.
Estabeleça também uma política de despesas, como a utilização de cartões corporativos para o pagamento de viagens. Esse é um jeito eficaz que ajuda para melhorar o controle de gastos.
Disponibilize a política de viagens para os funcionários
Após a implantação, assegure-se que todos os funcionários tenham acesso a política de viagens da empresa e a um guia de explicações às questões do documento, disponível a todos os membros da corporação.
Dessa maneira, todo o staff saberá de qual deve ser o comportamento da empresa em viagens empresariais.
Faça uma parceira com uma TMC
As agências de viagens corporativas são suporte indispensável para o gerenciamento de viagens e na execução da política de viagens.
Uma TMC com Know How como a Stabia, dispõe de uma gama de serviços e ferramentas que tem em vista um maior controle e comodidade para o funcionário viajante/solicitante.
Contando com a união de experiência, infraestrutura e tecnologia, nossos serviços são personalizados para as necessidades da empresa.
Venha conferir como a Stabia pode ajudar a sua empresa a fazer uma melhor gestão de viagens corporativas e compartilhe nas suas redes sociais!
