Viagens corporativas podem ser benéficas ao maximizar a oportunidade de construir novos negócios e inserir a empresa de forma competitiva no mercado. Porém, para que isso aconteça, é fundamental que a gestão da viagem seja muito bem efetuada, o que envolve uma série de fatores que podem tornar o planejamento complexo.
Realizar a gestão de viagens corporativas já não é tarefa fácil. E não dedicar atenção necessária a cada etapa que envolve a viagem pode representar graves prejuízos aos interesses da empresa. Eventuais problemas decorrentes de um mau planejamento comprometem planos de negócio e colocam em risco a imagem da empresa diante de potenciais clientes.
Para aproveitar todas as possibilidades de crescimento que as viagens corporativas têm a oferecer é fundamental reduzir os riscos. Otimizar a gestão de forma inteligente minimiza os entraves e evita que eventuais problemas coloquem em risco os planos da empresa para cada deslocamento programado.
Sabendo dos desafios que envolvem esse planejamento, resolvemos listar os principais erros que podem colocar em risco a execução das viagens corporativas. A tarefa de identificá-los, e atuar de forma preventiva para combatê-los, pode ser facilitada pelo suporte de profissionais especializados.
Principais erros que comprometem as viagens corporativas
Uma viagem corporativa começa muito antes do embarque. Todas as metas, objetivos e planos devem ser traçados com antecedência, com base em práticas e políticas de gestão que abrangem todas as partes e processos envolvidos na programação dos deslocamentos.
Abaixo, listaremos os principais riscos que podem comprometer os resultados das viagens corporativas:
Planejamento falho ou ineficiente
O planejamento de uma viagem corporativa envolve diversos fatores, como a definição de destinos e do tempo que se ficará fora, ou seja, o prazo necessário para concretizar possíveis negócios; a escolha de hotéis; a organização de uma agenda de eventos; a definição dos roteiros; entre outros detalhes.
Por isso, é fundamental que o setor encarregado das pesquisas e cotações realize um levantamento prévio com todas as informações necessárias para a programação de uma viagem corporativa. Falhas no planejamento podem representar graves prejuízos aos interesses da empresa.
Política de viagens mal consolidada
Um dos aspectos que deve ser incorporado por um planejamento completo é a política de viagens. Elaborar uma política de viagens é essencial para definir direitos e deveres por parte da empresa e dos funcionários em meio à execução das viagens corporativas.
É por meio da política de viagens corporativas que se consolidam aspectos como o orçamento da viagem, os limites a serem respeitados em termos de gastos, entre outros detalhes importantes, como o prazo para a reserva de hotéis, confirmação de embarque e definição quanto ao traslado dos envolvidos, por exemplo.
Agir em cima da hora
Situações de emergência são imponderáveis. No entanto, deve-se evitar agir em cima da hora, sempre preferindo programar com antecedência todas as ações relacionadas à viagem. Reservar voos, escolher hotéis e definir o roteiro são ações que devem ser feitas durante o planejamento, e não nos últimos momentos que antecedem o embarque.
Como dissemos anteriormente, a emergência pode acontecer a qualquer momento. Mas agindo de forma antecipada é possível se precaver, em maior grau, com relação a eventuais problemas, evitando, assim, prejuízos à viagem.
Má aplicação da tecnologia em favor dos processos
O uso da tecnologia já está incorporado em diversos segmentos do cotidiano. Aplicada à organização das viagens corporativas, a tecnologia pode facilitar uma série de processos, como a reserva antecipada de hotéis, a cotação de passagens, a compilação dos gastos pós-viagem e a execução de relatórios.
Além disso, até mesmo os processos de check-in que antecedem o embarque agora podem ser executados através de aplicativos online, o que ajuda a encurtar o tempo gasto com burocracias relacionadas à viagem.
A geração de relatórios em tempo recorde e a possibilidade de acompanhar movimentações e a rotina de gastos em tempo real são aspectos que facilitam não só a vida do gestor de viagens como a de todos os funcionários envolvidos no deslocamento. A nova logística com o auxílio da tecnologia ainda está alinhada com a perspectiva de redução de custos vigente na maior parte das empresas.
Ausência de suporte especializado
Contar com o suporte de profissionais especializados deve ser encarado como um grande investimento por parte da empresa, e não como um custo que vem a onerar o orçamento do setor encarregado pelas viagens corporativas.
Muitas empresas insistem no erro e acabam se negando a contar com suporte especializado que pode facilitar processos e maximizar as chances de sucesso das viagens corporativas, tendo em vista os objetivos e interesses da organização.
A Stabia Turismo é uma empresa especializada em facilitar a gestão das viagens corporativas da sua empresa. Nossas soluções sob medida permitem que sua empresa tenha um planejamento eficiente e focado na redução de custos, sem abrir mão da qualidade dos serviços e da garantia de bons resultados.
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