Uma viagem corporativa sempre sugere uma oportunidade para expandir o conhecimento e fazer novos negócios em nome da empresa. Mas antes de ponderar estratégias para cada uma das etapas da viagem e mensurar seus resultados, é preciso planejar passo a passo cada detalhe que envolve a perfeita execução da viagem.
O planejamento da viagem é trabalhoso e precisa ser feito considerando todos os custos e os resultados desejados para cada etapa. A boa notícia é que, atualmente, é possível cumprir esse primeiro passo otimizando tempo. Plataformas com tecnologia em viagens corporativas estão disponíveis no mercado para facilitar toda a organização e minimizar os impactos causados por eventuais problemas.
Invariavelmente, as viagens a negócios representam gastos de tempo e dinheiro para as empresas. Mas quando bem aplicados podem se transformar em bons resultados.
Tudo começa no estabelecimento da política de viagens corporativas da empresa. A partir dela, definem-se regras claras de comportamento e evita-se mal-entendidos e gastos excessivos.
Esse importante documento expressa os deveres da empresa e os direitos dos funcionários, com a intenção de equilibrar os interesses da organização e do viajante em questão. Afinal, é necessário economizar sem descuidar do conforto, da segurança e da qualidade de vida dos viajantes.
O planejamento de uma viagem corporativa envolve uma série de variáveis, desde a seleção do grupo de funcionários; a reserva de voos e hospedagem; a questão do traslado e do aluguel de veículos; alimentação; levantamento e cotação de gastos e, sobretudo, a definição dos objetivos da viagem.
Um planejamento bem executado é fundamental para antecipar eventualidades e minimizar o impacto negativo de problemas que possam acontecer durante a realização de uma viagem a negócios.
Antes de pensar em opções mais baratas e que coloquem em risco a qualidade, atenção com o planejamento. Um hotel mais próximo ao local de destino, por exemplo, pode levar a outras economias como a diminuição de gastos com transporte.
Tecnologia em viagens corporativas: planejamento e redução de custos
A consolidação da tecnologia em viagens corporativas está expressa nos softwares e aplicativos desenvolvidos no mercado para facilitar a gestão de toda a logística que envolve uma viagem a negócios.
Trata-se de uma das formas de economizar nos gastos, otimizar o tempo com o planejamento e facilitar o trabalho dos setores financeiro e administrativo ao possibilitar uma visão ampla de todos os aspectos que envolvem a gestão da viagem.
Aplicativos e plataformas que agendam, previamente, aluguel de carros, reserva de hotéis e voos não são nenhuma novidade. Além deles, também existem programas criados para documentar todos os gastos que acontecem durante uma viagem a negócios, o que facilita o preenchimento de relatórios e a prestação de contas posteriormente.
Com todos esses processos, desde a pesquisa de hotéis a busca por passagens, incluindo a prestação de contas e avaliação posterior, feitos manualmente o tempo despendido seria imenso, além da dificuldade em controlar todas as operações presencialmente.
A prestação de contas é uma das fases da viagem corporativa que mais consome tempo, e com a presença da tecnologia em viagens corporativas é possível otimizar toda essa rotina. Ao facilitar a pesquisa pelos melhores preços e condições durante o planejamento da viagem, as plataformas digitais permitem ao viajante economizar em termos logísticos.
Aperfeiçoando o controle de toda a gestão da viagem, é possível ainda planejar os gastos de maneira otimizada e antecipada. Dessa forma, a tecnologia em viagens corporativas se mostra um fator essencial para que todo o planejamento seja cumprido e os resultados alcançados. O saldo positivo, porém, começa na escolha de qual empresa especializada contar.
Diante de tantos detalhes, muitas empresas optam por ter uma assessoria especializada nesse setor. É o caso da Stabia Turismo, empresa com vasta experiência em consultoria de viagens corporativas para proporcionar as melhores experiências a sua equipe. Conheça as vantagens que podemos oferecer a você e sua empresa.
