Na hora de realizar pagamentos com cartão de crédito em âmbito digital, é fundamental prezar pela segurança. E a TMC é capaz de se alinhar a essa estratégia.
A quantidade de compras e transações via internet vêm aumentando gradativamente. Com as novas possibilidades dentro da rede, há maior facilidade para adquirir produtos com apenas um clique, o que poupa o desgaste com filas, deslocamentos e outros inconvenientes.
Um estudo divulgado pela consultoria PwC analisou o perfil dos usuários que consomem via internet pelo Brasil afora. O resultado mostrou que 38,2% das pessoas acessa sites para adquirir produtos, enquanto 30,9% dos entrevistados ainda prefere ir a um ponto de venda.
Como este, existem uma série de outros estudos que atestam a preferência pelas transações digitais. E diante deste fato, cabe às empresas se adequarem aos padrões e regras de conduta para evitar problemas nas transações, sobretudo, quando estão relacionados ao pagamento.
A criação do PCI – DSS (Payment Card Industry – Data Security Standard), promovida pelas principais bandeiras de cartão de crédito do mundo, resume um conjunto de regras que visa dar maior segurança às transações via internet e também, porque não, nas lojas físicas.
A certificação, que deve ser uma exigência cumprida por toda empresa que realiza transações de compra e venda, foi criada em 2006. No entanto, deve entrar em vigor a partir de 1º de março, após prorrogação da primeira data marcada para junho de 2017.
O adiamento do prazo para a exigência de proteção aos dados do cartão de crédito foi um pedido da Associação Internacional de Transporte Aéreo (IATA).
Em se tratando das companhias aéreas e de viagem, como uma TMC, o objetivo em aderir ao PCI é minimizar a ocorrência de fraudes, o que gera um prejuízo de US$ 1 bilhão no mundo todo.
Mas, afinal, como conseguir o PCI?
A certificação PCI-DSS, fundamentalmente, deve seguir alguns requisitos. Deve-se manter a configuração do firewall de proteção do sistema, ao passo que não é recomendado aceitar configurações de senhas já pre-estabelecidas pela plataforma.
Através da criptografia de uso, é aconselhável codificar os dados do titular do cartão e demais informações bancárias para evitar qualquer problema na disseminação das informações na rede. Usar sistemas anti-virus para manter a segurança do ambiente digital também é altamente recomendado.
Atendendo a esse e outros requisitos, que podem ser conferidos na íntegra no documento oficial sobre o PCI, é possível credenciar a TMC para obter a certificação. Mas lembre-se: a data limite já foi prorrogada e se encerra no próximo mês. Veja mais informações aqui!
A importância de uma TMC aderir à segurança dos dados
Para as empresas dedicadas às viagens corporativas ou voltadas ao lazer, torna-se imprescindível a garantia da segurança dos dados. Com o padrão de segurança e privacidade do PCI, o usuário passa a ter mais confiança em compartilhar os dados e realizar transações online.
As empresas que devem aderir ao PCI são todas aquelas que processam, transmitem ou armazenam dados de cartões de crédito ou débito. Desta forma, a adesão ao PCI se torna obrigatória para todas as empresas filiadas à IATA (Associação Internacional de Transporte Aéreo).
Ao obter a certificação, a empresa, como uma TMC, comprova que se preocupa com a segurança da informação de seus clientes.
Apesar de todo o processo de adequação ao sistema exigir esforço e comprometimento, o resultado em termos corporativos é a conquista de uma confiança cada vez maior por parte dos consumidores, aliada à garantia da segurança dos dados e a credibilidade da TMC.
A certificação permite que, caso a empresa sofra alguma violação de dados, e as informações dos clientes sejam reveladas, seja possível acioná-lo judicialmente. Caso contrário, a situação pode ser ainda pior. O selo é um avanço em termos de legislação digital no País.
Stabia já possui a certificação!
Grande parte das transações e compras de passagens aéreas vem acontecendo através de sites ou aplicativos. É neste ambiente que as chances de aproveitar uma promoção se multiplicam, por exemplo. Comprar passagens no balcão de embarque, em cima da hora, já está fora de moda.
Atenta a uma nova concepção de turismo, seja corporativo ou a lazer, a Stabia Turismo preza pela personalização e agilidade dos serviços, sempre mantendo a credibilidade. Por isso, a TMC não tardou a conseguir o selo de segurança PCI antes do fim do prazo.
Ficou curioso? A Stabia Turismo organiza viagens corporativas ou a lazer, para dentro ou fora do País, e ainda oferece condições especiais para grupos de viagem. Entre em contato para maiores informações.
Com uma ajuda da tecnologia, obtenha comprar passagens, reservar hotéis e planejar uma viagem por tudo por si mesmo está sempre mais fácil, um clique apenas um. Mas é o que é um melhor caminho para planejar uma viagem corporativa?
Viagens corporativas, essenciais para o crescimento da empresa, podem muitas vezes gerar grande custos. Por isso, uma boa gestão é importante para implementar uma política de normas visando a redução dos custos eo controle com relação futuras.
Neste contexto, uma TMC pode ser uma solução na hora de reduzir as despesas nas viagens corporativas da sua empresa.
O que é uma TMC?
Trabalhando como um departamento de viagens dentro do seu negócio, como TMCs são agências voltadas especialmente para uma gestão de viagens de empresas, equilibrando como metas corporativas ao conforto e a segurança do funcionário viajante, considerando todo o custo de benefício da operação.
Nos últimos tempos, as TMCs tiveram que se adaptar, passando por mudanças e oferecendo serviços diferenciados para conseguirem se manter no mercado ao concorrerem frente a frente com a autonomia proporcionada pela Internet.
Ao negociar pela empresa dentro de um mercado de preços competitivos e flutuantes, as TMCs são especializadas em conseguir os menores preços em hospedagem, passagens e meios de transporte para os funcionários viajantes, proporcionado o melhor negócio para a empresa. Essas agências tem como objetivo reduzir gastos respeitando o seu orçamento.
Controlando o orçamento da viagem corporativa
Devemos ressaltar aqui a suma importância de planejar um orçamento para as viagens de trabalho, independentemente do seu negócio ser de pequeno ou grande porte, ou da complexidade da política de viagens da sua empresa.
A cotação deve ser definida com as demandas próprias da empresa em mente. Por exemplo: se sua companhia for de pequeno porte e as viagens se concentrarem em território nacional, vale investir em plataformas que visem reduzir os gastos com passagens aéreas e transporte.
Cada empresa tem suas próprias necessidades, e cabe ao seu travel manager entender o que é melhor para ela. A partir daí, traçar as estratégias personalizadas de redução de custo e acompanhar a expansão dos negócios, é tarefa do agente de viagens que visa, a todo custo, evitar imprevistos que comprometam o desenrolar da viagem.
Administrando sua política de viagens
A TMC também tem como um de seus encargos aprimorar a política de viagens da sua empresa e trabalhar com os termos estabelecidos no seu documento.
Atualizar constantemente sua política de viagens para que compreenda as necessidades de seus funcionários viajantes em suas diretrizes é uma forma eficaz de manter um conhecimento mais preciso de sua gestão usando concepções gráficas e periódicas.
Gerenciando o planejamento e a viagem
Com a vantagem de contar com atendimento em qualquer momento, não somente é possível acompanhar na hora as despesas do cartão corporativo, fazer correções e ajustes financeiros imediatos caso ocorra emergências ou imprevistos, como ainda é possível tirar dúvidas ou encaminhar a ajuda necessária acionando o seguro de viagem.
As TMCs também são responsáveis por gerenciar os relatórios sobre os gastos de cada viagem de forma que possam ser visualizadas todas as despesas agrupadas por tipo, grupo, colaborador ou prestador de serviço.
A relação entre empresa e uma TMC deve ser de confiança. Por isso, invista na contratação de uma agência que atenda as necessidades da sua companhia, correspondendo com as suas expectativas.
A tecnologia já faz parte da vida de praticamente todas as empresas e, quando se trata da realização de uma viagem corporativa pode ser ainda mais importante tê-la como aliada. Você, sem dúvidas, sabe o quanto pode ser trabalhoso organizar uma viagem de última hora, principalmente visando economia, mas com as ferramentas tecnológicas corretas essa tarefa se torna muito mais fácil e todos saem ganhando.
O auxílio de uma TMC (agência de viagens corporativas) nesse contexto não deixa de ser igualmente importante, sendo que é ela que irá apresentar as melhores soluções em tecnologia para que a viagem corporativa seja realizada de forma proveitosa, com o menor custo possível e realizada dentro das políticas determinadas.
A tecnologia a favor de uma viagem corporativa que economize tempo e dinheiro
Com o passar dos anos, cada vez mais fornecedores inseridos no contexto de uma viagem, seja ela corporativa ou não, têm desenvolvido maneiras de valorizar o tempo e o orçamento de seus clientes, sempre com a tecnologia à frente. São inúmeros os aplicativos e demais ferramentas que foram criadas para este fim, para que todos se beneficiem.
Caso sua empresa possua uma política de viagens consolidada, certamente há nela dados como:
- Hotéis preferenciais;
- O valor aproximado a ser destinado à alimentação;
- O prazo de antecedência para compra de passagens e reservas;
- Políticas para sempre escolher o menor preço;
- Fluxo de aprovação.
E estes, além de serem pontos fundamentais que devem ser trabalhados para redução de custos e controle de orçamento, são também alguns dos pilares que regem a criação de ferramentas e sistemas como o Self Booking, o Back Office, o BI e o Expense Management.
Saiba mais sobre eles e como auxiliam na gestão de uma viagem corporativa a seguir.
Sistemas para gestão de viagem corporativa
Um dos grandes benefícios dos sistemas que auxiliam na gestão de uma viagem corporativa é a possibilidade de serem utilizados tanto pela TMC quanto pela empresa contratante, gerando transparência e facilitando o trabalho do gestor de viagens e também do responsável pelo departamento financeiro.
Entre os sistemas mais utilizados estão o Self Booking Responsivo, o Back Office, o BI e o Expense Management, mencionados acima e que possuem integração entre si, colaborando para que nenhum dado seja ignorado e contribuindo com a análise geral realizada no final de cada viagem.
Cada um características específicas, que podem ser conferidas abaixo:
Self Booking Responsivo:
Nada impede que sua empresa prefira trabalhar da forma mais tradicional, na qual é preciso solicitar a uma TMC a compra de passagens e resolução das reservas que contemplam uma viagem corporativa.
Porém, esse formato exige confiança e boa gestão de tempo por ambas as partes, enquanto que com o Self Booking essas mesmas tarefas podem ser desempenhadas de forma mais rápida e sem que seja necessário solicitar a ajuda de terceiros. Com esse sistema, tanto a TMC quanto o gestor de viagens e até mesmo o colaborador que irá viajar conseguem pesquisar e reservar passagens de forma rápida e com o menor preço possível.
Como nem sempre estamos na frente de um computador para solicitar viagens, e com os smartphones e tablets com cada vez mais recursos, é necessário que o sistema de viagens Self Booking também esteja apto a trabalhar em dispositivos móveis. Por isso, opte por um sistema que tenha tecnologia responsiva.
Back Office
Ao mesmo tempo em que facilita a compra de um serviço para uma viagem corporativa específica, o Self Booking se integra ao Back Office, que é o sistema responsável por automaticamente colher as informações necessárias em relação a parte financeira.
Ou seja: feita a compra, o Back Office utiliza todas as informações para gerar as contas a pagar ou a receber, ao mesmo tempo em que constrói relatórios gerenciais com esses dados e valores.
BI
O BI, por sua vez, está diretamente ligado ao Back Office, a fim de receber suas respectivas informações para gerar relatórios ainda mais completos.
Na Stabia TMC a equipe comercial gerencia esse sistema com foco em deixá-lo o mais completo possível, para que um relatório seja enviado mensalmente ou conforme a periodicidade solicitada para os clientes com gráficos e todo o histórico de consumo quando o assunto é viagem corporativa.
Além disso, são realizadas também análises a fim de conseguirmos recomendar mudanças de comportamento durante essas viagens, visando sempre a redução de custos e um melhor aproveitamento do orçamento. Caso prefira, o cliente também pode ter acesso direto ao BI, para conseguir as informações em tempo real.
Expense Management
Este sistema é integrado com o Self Booking e é responsável pela prestação de contas da viagem, como despesas com alimentação, táxi, compra de materiais promocionais, entre outros. Pode ser integrado com o ERP da empresa, tendo o custo total da viagem sem que escape qualquer valor.
Novos tempos exigem novos métodos
A tecnologia se faz cada vez mais presente não apenas em uma viagem corporativa, mas em qualquer contexto empresarial que possamos imaginar. Logo, empresas que não se adequam a essa nova era tecnológica tendem a perder em inúmeros aspectos, como o financeiro.
Para que esse não seja o caso de sua empresa, entre em contato conosco e saiba mais sobre nossos sistemas de gerenciamento de viagens e todas as demais soluções que apresentamos.
Atualmente, as empresas procuram profissionais de secretariado com currículos mais extensos e recheados, para executar diversas funções, além de dar a ajuda necessária para os diretores ou os presidentes de uma empresa.
Esse cargo multitarefas, que sempre foi vital para as empresas por ser responsável pela organização e pelo auxilio no gerenciamento dos setores corporativos, ganha cada vez mais responsabilidades, encargos e importância no contexto geral.
Uma das atividades essenciais que esses profissionais vêm realizando, além de seus encargos padrões, é a organização das viagens corporativas, que muitas vezes são constantes na empresa.
A importância de uma boa gestão na viagem corporativa
O gerenciamento de uma viagem corporativa proporciona a oportunidade de se destacar profissionalmente, pois é através de muita dedicação e empenho, que uma viagem é planejada da melhor e mais segura forma possível – o que otimiza tempo, evita despesas e proporciona conforto para os viajantes, gerando oportunidades e retorno financeiro para a empresa.
Para um bom planejamento, primeiramente, é preciso experiência sobre gestão de viagens e sobre a política de uma viagem corporativa para empresas. Trata-se de um documento que contém regras básicas do programa e da administração das viagens da empresa.
Confira um resumo sobre esses assuntos abaixo:
- O propósito da política de uma viagem corporativa não é apenas a redução de custos, mas também a aquisição adequada de serviços e a disposição dos recursos da empresa, sempre visando o mais importante: fechar acordos e encontrar bons parceiros ou fornecedores.
- A política de viagens deve procurar equilíbrio entre as necessidades do funcionário viajante e os objetivos da empresa.
- A política de viagens deve ficar disponível para todos os membros da empresa, o que abre espaço para sugestões e colaborações da equipe, garantindo que as normas sejam seguidas por todos os funcionários viajantes.
- É ideal que o funcionário viajante mande relatórios e informações sobre gastos e transações que estão transcorrendo, o que também pode fazer parte da política de viagens corporativas da empresa.
- O processo de compra de passagens e reserva em hotéis deve ser definido anteriormente, com dados antigos armazenados, para que mesmo com viagens de emergência se economize o máximo possível.
Se a sua empresa não contém uma política própria de viagens corporativas, é de suma importância conversar com seus superiores sobre o assunto, apontando as vantagens e benefícios que esse documento irá trazer para as transações feitas durante as viagens de empreendimento. Elas contribuem para que os funcionários viajantes mantenham seu foco voltado exclusivamente aos negócios.
Com o conhecimento dessas informações básicas, porém essenciais, sobre gestão e políticas de viagens para empresas, o planejamento para a viagem corporativa fica mais fácil e eficiente, evitando o desperdício de tempo e recursos da empresa.
Isto ajuda também na busca por confiabilidade e agilidade no processo, pois o planejamento de uma viagem feita sem pesquisas e informações previas pode levar horas, além do fato de que as tarifas aéreas e os preços de hospedagem são flutuantes, ou seja, estão sujeitas a alterações de valores – às vezes, até de um minuto para outro.
Gerenciando recursos e planejando com atenção
Além de gerenciar cotações, o profissional de secretariado também deve: administrar os recursos disponíveis para a viagem; controlar e acompanhar os gastos do funcionário viajante; estabelecer a comunicação entre o funcionário e a empresa, e cobra-lo das informações de relatório de viagem, além de auxilia-lo quando for preciso.
A secretária responsável pela organização de viagens corporativas não só pode como deve implementar procedimentos que ajudem não apenas a facilitar seu trabalho, gerando menos estresse e mais confiança no planejamento, mas ainda que proporcione calma e conforto ao passageiro, sabendo que está tudo dentro de um controle traçado previamente.
Na missão de planejar o deslocamento como um todo, o profissional de secretariado tem a função de ajudar a organizar as viagens da melhor forma para garantir que os objetivos da empresa sejam cumpridos e para que o funcionário viajante retorne em segurança e trazendo bons resultados na bagagem.
Uma viagem corporativa bem planejada é essencial para manter o orçamento da empresa equilibrado, além de contribuir para outro fator de igualdade para todos: uma produtividade. Por isso, é preciso que o planejamento em questão envolva não só dados e valores relevantes à viagem, mas também uma definição do que se espera que seja o colaborador cumpra simultaneamente.
Mas, ao contrário do que é acreditado, funciona muito, principalmente durante uma viagem corporativa, não é necessariamente sinal de produtividade, podendo gerar resultados indesejados.
Nesse artigo, separamos algumas dicas de como a melhor que a empresa de viagens e a empresa que está viajando. Continue a leitura para conferi-las.
A importância do trabalho durante uma viagem corporativa
São diversos os que podem levar um dos colaboradores de uma empresa a fazer uma viagem corporativa, seja nacional ou não. Entre eles podemos citar:
- Congressos e eventos diversos;
- Visita a clientes e fornecedores;
- Realização de algum estudo pertinente ao negócio.
O que todos esses recursos têm em comum o tempo que exigirão esse colaborador, que muitas vezes é mais fácil de encontrar por dias apenas para esse fim. Por outro lado, como atividades realizadas na empresa não foram bem-vindas, é preciso encontrar uma forma de manter a produtividade sem deixar de lado os resultados que devem ser vistos com a viagem.
Escalar outra pessoa para cuidar e atividades não deixa de ser uma opção, mas, como é que é um problema, é um problema com a maestria, vale a pena pensar em estratégia para que, mesmo a distância, seja possível continuar trabalhando.
Saiba mais no próximo tópico.
Dicas para manter uma produção em uma viagem corporativa
Ao surgir uma necessidade de deslocamento por conta da viagem corporativa, coloque em prática como segue dicas:
Estude o tempo livre que haverá disponível
O tempo livre em questão diz respeito às horas restantes após os compromissos da viagem, mas que contemplam o horário de trabalho.
Colocando isso na ponta do lápis, se torna mais fácil saber se o colaborador pode ou não continuar desempenhando suas atividades, caso realmente preciso, seja preciso para as extras.
Defina como tarefas e atividades a serem desempenhadas
É importante também definir quais são as atividades primordiais a serem desempenhadas durante a viagem corporativa e quais são aquelas que devem continuar em execução mesmo no escritório.
A definição do horário a ser trabalhado também é importante, principalmente em casos de viagens internacionais, quando o fuso horário dificulta que haja sintonia com uma equipe que está trabalhando no Brasil. Quanto mais flexíveis for os horários durante esse período, permitindo que o trabalho seja realizado até o ano, mais melhor.
Certifique-se de que tem um ambiente adequado para o trabalho
Centenas de pessoas fazem uma viagem corporativa pelo menos uma vez por ano, não são a todos os que estão mais perto de mais sintonizados a procura, oferecendo quartos e espaços que permitam o viajante continuar trabalhando.
Certifique-se de que esse também é o caso do colaborador que representa a sua empresa, mas lembre-se que não basta só isso: sem os equipamentos necessários, de pouco adianta estar em um bom ambiente, assim, providencie notebooks, chip de celular eo que mais para o preciso para que seja possível manter contato e trabalhar normalmente.
Faça o registro das horas trabalhadas
Sistemas de design que podem ser acessados por computador, registrando qual a atividade desenvolvida no momento certo e ainda considerando o fuso horário.
Tenha a tecnologia como principal aliada
A tecnologia sem dúvidas é a melhor aliada em qualquer viagem corporativa, e deveria estar presente também nas viagens da sua empresa.
Com as ferramentas certas é possível registrar o tempo trabalhado, como Não menciona tópico anterior, controle sobre uma agenda de compromissos através de lembretes, documentos de acesso e muito mais. No que diz respeito a reservas de hotéis, é possível que se apliquem e apliquem em poucos grupos, bastando apenas um dispositivo ligado à internet.
Uma viagem corporativa não precisa de compromissos ou desempenho geral da empresa, basta que seja planejada para uma produtividade seja mantida sem o que é colaborador.
Na hora de cuidar do planejamento de forma que seja o mais minucioso possível, conte com uma equipe Stabia Viagens e Turismo: além do sistema Reserva de reserva, outras soluções voltadas especificamente para empresas, e que sem dúvidas facilitadas qualquer viagem que tenha. Fale conosco para saber mais, não deixe de compartilhar esse artigo em suas redes para ajudar.
