Existem alguns cuidados que precisam ser tomados para garantir o sucesso na viagem de negócio da empresa. No post de hoje separamos 12 destes cuidados para te ajudar a ser bem sucedido neste empreendimento.
12 dicas para ter sucesso na viagem de negócios
Confira abaixo as dicas que listamos para que a viagem de negócio corra de acordo com o esperado e alcance os melhores resultados.
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Faça as reservas em um hotel com localização estratégica
Esta é uma dica valiosa ao organizar uma viagem de negócio: hospedar o funcionário perto dos locais de interesse.
Se o objetivo da viagem é participar de uma reunião corporativa, o ideal é hospedá-lo próximo ao local de encontro. No caso de eventos, prefira um hotel que esteja próximo ao local onde será realizado o acontecimento.
Assim, além de economizar com o deslocamento, você não precisará se preocupar com a possibilidade do funcionário não chegar a tempo.
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Repasse todas as informações e prepare-se para imprevistos
Se em viagens comuns é importante uma preparação antecipada, em uma viagem de negócio isso é crucial. E não seria para menos, já que qualquer imprevisto pode comprometer os resultados.
Um cuidado básico é orientar sobre a validade dos documentos do funcionário viajante. Outro cuidado é recomendar que eles sejam levados no bolso ou em bolsas de mão.
Outra recomendação importante, é a chegada com antecedência no aeroporto, pelo menos uma hora antes do horário de embarque.
Uma boa dica a se oferecer é fazer um check list, registrando todas as providências que devem ser tomadas. Assim, o funcionário pode ir riscando os itens da lista assim que forem sendo resolvidos.
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Contrate um seguro viagem
Já que falamos em considerar imprevistos, não poderíamos deixar de citar o seguro viagem. Ainda mais em se tratando de uma viagem de negócio.
Com o seguro, a empresa garante a segurança física e econômica do viajante. Assegura, ainda, apoio especializado para resolver qualquer questão inesperada pela qual ele possa passar.
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Foco no objetivo da viagem
Sabemos que alguns destinos podem ser encantadores e conhecê-los melhor acaba sendo uma grande tentação para o funcionário.
Entretanto, o objetivo é outro: a viagem de negócio! Então, vale a pena orientar no sentido de que, caso tenha gostado do destino, sugira que o viajante marque um passeio turístico para lá no futuro.
Assim você assegura que o funcionário mantenha o foco nos negócios e não comprometa a viagem.
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Postura profissional
Mesmo viajando a negócios, sempre acaba sobrando um tempinho para uma ida ao restaurante ou passeio ocasional. No entanto, mesmo nestas situações, a postura do viajante deve ser o mais profissional possível.
Afinal, o funcionário estará ali representando a empresa, literalmente a imagem da companhia. Portanto, recomende que esteja atento não apenas aos modos, como também aos locais que por ventura visite.
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Atenção redobrada aos e-mails
E não somente aos e-mails como também às ligações, visto que o funcionário estará longe da empresa e estas são as principais formas para contatá-lo.
Lembre-o que pode ser que alguém precise avisá-lo sobre um possível cancelamento ou antecipação de uma reunião ou encontro. E, não dispor destas informações a tempo pode ser desastroso para a viagem de negócio.
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Manter os eletrônicos carregados antes da viagem
Atualmente, os laptops e smartphones são nossos instrumentos de trabalho, e, muitas vezes, são indispensáveis em reuniões e negociações. Portanto, garantir que estejam funcionando quando for preciso é indispensável.
Por isso, antes da viagem, lembre o funcionário de manter todos os eletrônicos completamente carregados.
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Bateria extra para o smartphone
O smartphone é fundamental para se manter acessível em qualquer lugar, a qualquer hora. E isso é extremamente importante, sobretudo em uma viagem de negócio.
Nesse sentido, não há como ficar sem este aparelho, especialmente por falta de bateria. Então, oriente o viajante a levar uma bateria extra na mala ou, pelo menos, um carregador portátil.
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Plano de dados à internet
Não adianta o funcionário se preocupar em manter os eletrônicos sempre carregados e funcionando se não tiver acesso à internet. Em apresentações e reuniões de negócios, um acesso ruim, com quedas e instabilidade pode gerar irritação e arruinar uma negociação.
Assim sendo, orientar o viajante a contar com um plano de dados à internet seguro e confiável é extremamente importante.
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Cartão de crédito para emergências
Em casos de assalto ou perda da carteira, é interessante que o funcionário tenha um cartão de crédito reserva. Assim ele não fica sem dinheiro durante a viagem. Recomende que o funcionário mantenha-o sempre separado dos demais cartões, em um local seguro.
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Aproveite para fazer networks
A viagem de negócio é um momento oportuno para fazer networks e ampliar a rede de contatos da empresa.
Sugerindo esta ideia, a empresa pode conseguir novos clientes e ampliar o alcance da marca, trazendo resultados ainda mais expressivos para o negócio.
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Organize notas fiscais e recibos de despesas
Por fim, nossa última dica é sobre os gastos com alimentação básica e locomoção durante a viagem. Estes gastos, quando são responsabilidade da empresa, exigem que o colaborador guarde as notas fiscais e recibos. Eles são fundamentais para a posterior prestação de contas.
Reforçar a importância deste cuidado evita possíveis futuras confusões.
Conte com uma consultoria especializada
Como vimos, muitos detalhes permeiam uma viagem de negócio. Mas nem todos eles precisam ser uma preocupação de sua exclusiva responsabilidade. Para agilizar processos e pensar apenas no que é indispensável, sua empresa pode contar com uma ajuda especializada.
Como a Stabia TMC: oferecemos diversas soluções voltadas especificamente para simplificar a rotina da viagem corporativa. Com nossa consultoria, os viajantes podem preocupar-se somente em trazer os melhores resultados. As tarefas burocráticas ficam por nossa conta, com o melhor custo-benefício para a sua empresa.
Entre em contato e descubra o que podemos fazer para que a sua viagem de negócio obtenha os melhores resultados.
