Saber o custo de viagem corporativa da sua empresa é importante para manter o controle sobre as despesas. Hoje, vamos te mostrar cada elemento que deve ser considerado na hora de fazer os cálculos.
Custo de viagem
Segundo a Associação Global de Viagens (GBTA), as companhias globais terão um gasto de U$$1,7 trilhão em viagens corporativas até 2020. Entre as despesas estão as reservas de passagens, hotéis, transporte terrestre e refeições.
Neste contexto, é fundamental saber exatamente o custo de viagem da sua empresa. Afinal, conhecendo todos os gastos, é possível descobrir formas de economizar, eliminando valores supérfluos.
É preciso considerar todas as despesas relacionadas para fazer uma estimativa mais realista do custo de viagem. Entre as elas estão:
Passagens
A compra de passagens, sejam elas de ônibus, aéreas ou de outras modalidades, são um item primário em viagens corporativas.
Vale lembrar que estes valores variam bastante em períodos de alta e baixa temporada, portanto o ideal é fazer uma média.
Check-in e check-out
Seja em voos ou em hospedagens, podem ser cobradas taxas de check-in e check-out caso os horários de entrada e saída não forem cumpridos.
Por isso, é válido levar estas despesas em conta quando for colocar o custo de viagem na ponta do lápis.
Transporte
Em algumas viagens, o colaborador precisa se deslocar entre o hotel e o local do encontro ou da reunião. Nestes casos, é preciso contabilizar o valor do transporte.
A despesa pode variar também de acordo com o tipo de transporte escolhido: aluguel de carro, táxi ou transporte público.
Alimentação
Caso o hotel não ofereça as refeições, a alimentação é mais uma variável que deverá entrar na conta.
Para fazer o cálculo, pode-se pesquisar o preço médio das refeições e multiplicar pela frequência, para incluir no custo de viagem.
Segurança
Oferecer segurança aos colaboradores durante suas viagens é um cuidado fundamental. Portanto, não esqueça de incluir as despesas com seguro viagem.
Despesas extras
Mesmo considerando cada pequeno detalhe que uma viagem pode envolver, é preciso reservar um valor especialmente para as despesas extras.
Este valor a mais destina-se aos pequenos imprevistos que podem surgir durante a viagem. A vantagem de preparar-se para qualquer situação é que, caso tudo corra bem, o dinheiro volta para o caixa.
Como reduzir os custos de viagem
O resultado da conta pode ser surpreendente, visto que são muitas as despesas relacionadas às viagens corporativas. Porém, algumas atitudes podem te ajudar a fazer uma boa economia, como mostramos neste post.
Além disso, você sempre pode contar com uma agência especializada para te ajudar a economizar. Nós, da Stabia, garantimos à sua empresa uma redução em custos de viagens de até 30%. Entre em contato e descubra como podemos reduzir seus gastos.
