A organização de uma viagem corporativa depende de uma série de fatores: políticas internas da empresa, o planejamento dos gestores, necessidades do funcionário viajante, etc. E tudo isso deve ser levado em conta, porque o planejamento da viagem pode interferir até mesmo em seu objetivo.
Quanto menos preocupações, imprevistos e incidentes aparecerem no caminho do viajante, melhor será sua produtividade – e isso é o mais importante para quem está representando uma empresa.
Para ajudá-lo a organizar uma viagem corporativa completa, segura e confortável para o funcionário que vai representar sua empresa, nós preparamos um guia bem prático.
Continue sua leitura para saber mais!
Tenha um planejamento para a viagem corporativa
Pode parecer óbvio, mas muitos gestores tentam começar a organizar uma viagem corporativa sem ter um bom planejamento em mente. Ter um roteiro de tarefas a serem feitas é importante para não deixar nada de lado, garantir o cumprimento do objetivo da viagem e não deixar seu colaborador desamparado.
O item mais importante do planejamento, no entanto, deve ser a antecedência. Quanto mais cedo você começar a organizar a viagem corporativa, melhores serão os preços e mais opções você terá. Não deixe nada para a última hora!
Estabeleça a política de viagens da empresa
Ter uma política de viagens é essencial para empresas que realizam esse tipo de deslocamento. A política é um documento que estabelece padrões para todas as viagens corporativas da companhia. Alguns itens que ela pode discriminar são:
- Os objetivos que levam a uma viagem corporativa;
- A antecedência necessária para começar a planejar uma viagem;
- O tipo de acomodação que será oferecido ao viajante;
- A classe de voo em que o funcionário viaja;
- As melhores companhias de seguro viagem;
- A quantia disponibilizada para gastos diários, etc.
Essa política de viagens deve ser explicada pelos gestores e todos os funcionários da empresa devem estar conscientes de sua importância. Esses padrões ajudam a organizar a viagem sem perder nenhum detalhe e a economizar.
Priorize o que precisa de mais tempo
Na hora de planejar essa viagem corporativa, faça uma checklist e priorize itens que precisam de mais tempo para ficar prontos. Por exemplo, se a viagem está sendo feita para fechar um contrato, alguém precisa redigir esse contrato com cuidado. Não é algo que deva ser deixado para a última hora.
Do mesmo modo, se o funcionário viajante precisa de um visto, ou precisa renovar o passaporte, isso pode demorar um bom tempo. Essas devem estar entre as primeiras tarefas do seu planejamento.
Esteja preparado para imprevistos
Nada pior do que ficar longe de casa, sem dinheiro e sem ninguém para pedir ajuda, não é mesmo? Por isso, seu colaborador não pode ficar desamparado em uma viagem corporativa. Ele deve ter meios de resolver problemas e cuidar de incidentes de forma prática e acessível, com o apoio da empresa.
Isso deve ser feito de dois modos. O primeiro é com a contratação de um seguro-viagem, que fique disponível 24h para o funcionário viajante e cubra situações como acidentes, bagagem extraviada e despesas médicas, por exemplo.
O segundo é disponibilizando um valor justo para que o funcionário passe seus dias com tranquilidade. Não tente cortar despesas demais para não correr o risco de deixar seu colaborador na mão.
Planeje relatórios da viagem corporativa
Os relatórios das viagens corporativas, feitos pelos funcionários viajantes e pelos gestores, servem a dois propósitos importantes. O primeiro é o da organização, já que os relatórios vão mostrar o que foi feito, quais objetivos foram cumpridos e qual é o balanço final da viagem corporativa.
O segundo é o da economia, porque os relatórios também discriminam tudo o que foi gasto durante a viagem. Fazendo uma boa análise dessas descrições, é possível descobrir como economizar nas futuras viagens corporativas da empresa.
Verifique os reembolsos
O funcionário viajante já deve estar avisado, desde antes da realização do deslocamento, sobre o que será e o que não será reembolsado pela empresa. Então, depois de voltar da viagem, ele pode mostrar comprovantes, recibos ou notas fiscais do que teve que gastar e, assim, ter o valor reembolsado.
Organizar uma viagem corporativa segura e confiável exige experiência e um bom desempenho. Por isso, conte com a Stabia Turismo para cuidar das viagens de sua empresa. Nossa transparência é um fator decisivo que cria sinergia entre o gestor de viagens e nossa agência.
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