Realizar um controle interno de viagens corporativas de forma eficiente depende de uma série de fatores. Vamos indicar os principais entre eles e dar algumas dicas sobre como proceder para assegurar um gerenciamento efetivo.

Política de viagens

Para garantir um controle interno eficiente, o primeiro passo é desenvolver e seguir à risca uma política de viagens impecável. Isso é fundamental tanto para manter tudo organizado como para evitar desperdícios.

Lembre-se que, mais do que desenvolver esta política, deve-se garantir que todos os colaboradores compreendam a importância do seu cumprimento.

Na hora de estabelecer os tópicos da política de viagens, pode ser útil contar com uma consultoria especializada. Assim os parâmetros definidos não serão flexíveis demais, nem tão rígidos. Afinal, os dois extremos são prejudiciais para a empresa. 

Antecipação de Imprevistos

Se tratando de viagem, corporativa ou não, sempre é possível que ocorram imprevistos. Justamente por isso, é preciso levar tudo em consideração para garantir um bom controle interno de viagens corporativas.

Boas práticas neste sentido são um planejamento efetivo, a contratação do seguro viagem e uma pesquisa completa sobre os destinos. Também é recomendável incluir no orçamento da viagem um valor específico para o caso de emergências.

Uma excelente maneira de antecipar-se aos imprevistos que podem acontecer durante a viagem, é consultar uma agência de turismo corporativo. Elas possuem experiência no ramo e, por isso, podem indicar quais são os pontos de atenção.

Compras e reservas

As compras de passagens e reservas de hotéis também representam uma preocupação vital para o controle interno de viagens corporativas. 

A orientação neste ponto é comprá-las com o máximo de antecedência possível, para proteger-se contra possíveis imprevistos. Isso porque, especialmente na aquisição de passagens, deixar para última hora pode sair mais caro. Além disso, tomar esta precaução garante o lugar no avião ou outro meio de transporte escolhido.

Deixar a tarefa relacionada às compras e reservas a cargo de uma empresa especializada pode ser uma solução oportuna. Isso porque as TMCs possuem uma ampla gama de parcerias e podem garantir que a aquisição seja realizada com maior segurança. E o melhor: com a antecedência necessária.

Custo-benefício

Outro quesito que deve ser considerado para assegurar a eficácia do controle interno de viagens é o custo-benefício. Isso significa que é imprescindível sempre procurar as melhores condições para compras, reservas e aquisições de serviços para as viagens.

Para tanto, pode-se buscar parcerias com fornecedores e prestadores de serviços e sempre procurar negociações vantajosas. Afinal, o setor de gestão de viagens precisa garantir que estes empreendimentos sejam vistos como um grande investimento para a empresa. 

Neste aspecto, também é proveitoso contar com uma agência de viagens corporativas, uma vez que elas costumam possuir diversas parcerias. Com isso, podem escolher quais alternativas oferecem o melhor custo-benefício para o seu negócio. Tanto na compra de passagens, como na reserva de hotéis, em serviços de transfer e até restaurantes.

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