Manter o controle de viagens da empresa é essencial para manter tudo em ordem e garantir que os gastos estejam dentro do orçamento. Mas, sabemos que na rotina intensa do dia a dia, nem sempre há tempo suficiente para fazer um planejamento adequado.
Por isso, separamos 5 dicas que ajudam nossos clientes a fazer o controle de viagens e que também podem ser aplicadas ao seu negócio.
5 dicas para o controle de viagens
Alinhar as necessidades de viagem dos colaboradores aos objetivos da empresa e fazer o acompanhamento das despesas são tarefas fundamentais. Porém, também são complicadas e demandam tempo e muita concentração.
Como especialistas no assunto, percebemos essas dores e indicamos aos nossos clientes algumas atitudes para ajudar nesse sentido. Vamos listar cada uma delas a seguir para que você possa adotá-las também em sua empresa.
1. Procure garantir que a política de viagens seja seguida
Estabelecer e fazer cumprir as políticas de viagens é o principal para manter um controle de viagens eficiente. Isto é muito importante para manter a organização e ainda é uma excelente forma de evitar desperdícios.
Nas políticas de viagens, é essencial estabelecer e conscientizar os colaboradores sobre questões de segurança, regras de reembolso e os valores estipulados. Bem como as práticas que precisam ser seguidas durante as viagens para evitar complicações.
Lembre-se: política de viagens muito rígida pode trazer prejuízos para a empresa, mas flexibilizar demais pode ser igualmente prejudicial. Portanto, o ideal é buscar o equilíbrio, sempre levando em conta o perfil da sua companhia.
2. Busque elaborar relatórios detalhados
Os relatórios são cruciais para um controle de viagens apurado, além de ser determinante na orientação da logística da empresa.
Eles são relevantes também no desenvolvimento de estratégias, planejamentos futuros e nas tomadas de decisão. Além disso, manter um registro fiel das viagens é vital para evitar complicações ou incongruências financeiras.
3. Tente automatizar os processos o máximo possível
Essa é uma dica preciosa para agilizar o controle de viagens e torná-lo mais assertivo. Seja em planilhas ou – melhor ainda – em softwares especializados, o que vale é tirar a tarefa do processo manual.
Com isso, você agiliza as tarefas mais burocráticas, reduz significativamente as falhas e traz mais segurança aos dados manipulados.
4. Busque controlar os pagamentos à distância
Existem formas de pagamento que facilitam o monitoramento das despesas à distância.
Você pode oferecer aos colaboradores alternativas de pagamento, como o cartão corporativo virtual. Com ele, através de um aplicativo, é possível acompanhar os pagamentos em tempo real. Isto viabiliza que os gastos sejam registrados assim que são aprovados.
Outra opção é oferecer um cartão pré-pago aos colaboradores que farão a viagem.
- Procure contar sempre com uma consultoria especializada
A melhor forma de otimizar o processo de controle de viagens e torná-lo mais eficiente é contar com uma consultoria especializada.
Para as empresas, o serviço é vantajoso, pois as agências de viagens corporativas possuem parcerias que trazem maior custo benefício. Seja em serviços de transfer, hotéis, aluguel de carros ou até em restaurantes.
Para os colaboradores, o suporte das TMCs garante maior conforto e tranquilidade nas viagens, permitindo que concentrem-se em seu objetivo.
Nós da Stabia, oferecemos toda a orientação necessária para evitar imprevistos. Assumimos também a responsabilidade pelo controle das políticas de viagens e geramos relatórios extremamente detalhados.
Procuramos oferecer tudo o que for preciso para que o processo seja o mais estratégico possível para a sua empresa. Quer conhecer melhor nossas soluções? Entre em contato e tire suas dúvidas.
