Atualmente, as empresas procuram profissionais de secretariado com currículos mais extensos e recheados, para executar diversas funções, além de dar a ajuda necessária para os diretores ou os presidentes de uma empresa.
Esse cargo multitarefas, que sempre foi vital para as empresas por ser responsável pela organização e pelo auxilio no gerenciamento dos setores corporativos, ganha cada vez mais responsabilidades, encargos e importância no contexto geral.
Uma das atividades essenciais que esses profissionais vêm realizando, além de seus encargos padrões, é a organização das viagens corporativas, que muitas vezes são constantes na empresa.
A importância de uma boa gestão na viagem corporativa
O gerenciamento de uma viagem corporativa proporciona a oportunidade de se destacar profissionalmente, pois é através de muita dedicação e empenho, que uma viagem é planejada da melhor e mais segura forma possível – o que otimiza tempo, evita despesas e proporciona conforto para os viajantes, gerando oportunidades e retorno financeiro para a empresa.
Para um bom planejamento, primeiramente, é preciso experiência sobre gestão de viagens e sobre a política de uma viagem corporativa para empresas. Trata-se de um documento que contém regras básicas do programa e da administração das viagens da empresa.
Confira um resumo sobre esses assuntos abaixo:
- Uma boa política envolvendo uma viagem corporativa deve ser elaborada por alguém com base e conhecimento do mercado de viagens, contando com a ajuda de gestores de viagens, viajantes da empresa, gerentes de área e agências de viagens.
- O propósito da política de uma viagem corporativa não é apenas a redução de custos, mas também a aquisição adequada de serviços e a disposição dos recursos da empresa, sempre visando o mais importante: fechar acordos e encontrar bons parceiros ou fornecedores.
- A política de viagens deve procurar equilíbrio entre as necessidades do funcionário viajante e os objetivos da empresa.
- Uma política de viagens eficiente também ajuda na implantação do self booking, uma prática que reduz custos por facilitar a pesquisa dos preços e horários mais acessíveis e possibilitar a reserva em tempo real, evitando oscilação de tarifas e perda de disponibilidade.
- A política de viagens deve ficar disponível para todos os membros da empresa, o que abre espaço para sugestões e colaborações da equipe, garantindo que as normas sejam seguidas por todos os funcionários viajantes.
- É ideal que o funcionário viajante mande relatórios e informações sobre gastos e transações que estão transcorrendo, o que também pode fazer parte da política de viagens corporativas da empresa.
- O processo de compra de passagens e reserva em hotéis deve ser definido anteriormente, com dados antigos armazenados, para que mesmo com viagens de emergência se economize o máximo possível.
Se a sua empresa não contém uma política própria de viagens corporativas, é de suma importância conversar com seus superiores sobre o assunto, apontando as vantagens e benefícios que esse documento irá trazer para as transações feitas durante as viagens de empreendimento. Elas contribuem para que os funcionários viajantes mantenham seu foco voltado exclusivamente aos negócios.
Com o conhecimento dessas informações básicas, porém essenciais, sobre gestão e políticas de viagens para empresas, o planejamento para a viagem corporativa fica mais fácil e eficiente, evitando o desperdício de tempo e recursos da empresa.
Isto ajuda também na busca por confiabilidade e agilidade no processo, pois o planejamento de uma viagem feita sem pesquisas e informações previas pode levar horas, além do fato de que as tarifas aéreas e os preços de hospedagem são flutuantes, ou seja, estão sujeitas a alterações de valores – às vezes, até de um minuto para outro.
Gerenciando recursos e planejando com atenção
Além de gerenciar cotações, o profissional de secretariado também deve: administrar os recursos disponíveis para a viagem; controlar e acompanhar os gastos do funcionário viajante; estabelecer a comunicação entre o funcionário e a empresa, e cobra-lo das informações de relatório de viagem, além de auxilia-lo quando for preciso.
A secretária responsável pela organização de viagens corporativas não só pode como deve implementar procedimentos que ajudem não apenas a facilitar seu trabalho, gerando menos estresse e mais confiança no planejamento, mas ainda que proporcione calma e conforto ao passageiro, sabendo que está tudo dentro de um controle traçado previamente.
Na missão de planejar o deslocamento como um todo, o profissional de secretariado tem a função de ajudar a organizar as viagens da melhor forma para garantir que os objetivos da empresa sejam cumpridos e para que o funcionário viajante retorne em segurança e trazendo bons resultados na bagagem.
Agora, você já sabe com organizar melhor uma viagem corporativa. Solicite um diagnóstico personalizado e saiba quanto sua empresa pode economizar!
