Você sabe qual a importância de uma política de viagens corporativas? Além de apenas controlar os custos, essa prática também cria e define as regras que funcionários da empresa devem seguir nas viagens a negócios.
Se o objetivo é otimizar e controlar gastos durante as viagens, e melhorar as condições de trabalho dos viajantes, elabore uma política de viagens corporativas a partir de um método no qual os viajantes, junto aos gestores, possam escolher as melhores condições para o deslocamento.
A política de viagens corporativas deve fixar modelos abrangendo todos os detalhes de cada aspecto envolvido na realização das viagens nacionais e internacionais. O documento também precisa conter orientações para incentivar os funcionários a pensarem de forma cuidadosa e preocupada quando gerarem despesas relacionadas às viagens.
Para uma maior abrangência é interessante que na criação e manutenção da política de viagens seja montada uma equipe com participantes das áreas que mais viajam na empresa e junto com o gestor sejam definidas regras, conforme as necessidades e peculiaridades de cada setor.
Por que aderir a uma política de viagens corporativas?
Tentar diminuir os custos sem perder qualidade no serviço é um dos maiores objetivos das empresas. Isso se aplica também às viagens corporativas. Dessa forma, como balancear as necessidades do funcionário viajante ao orçamento da companhia?
Com as viagens corporativas ganhando cada vez mais espaço e importância no mercado, equilibrar os dois pontos parece uma tarefa cada vez mais difícil. Uma política de viagens planejada cuidadosamente é a solução para otimizar gastos sem comprometer a qualidade da viagem.
Com esse documento já implantado, o gestor consegue se prevenir e tomar os cuidados necessários para se antecipar aos imprevistos. Com isso, o tempo que o funcionário perderia pensando nas soluções pode ser aplicado na execução de outra tarefa.
Estruturando uma boa política de viagens corporativas
Com regras claras para a realização dos deslocamentos corporativos, a política de viagens deve ser um guia com o propósito de manter uma boa gestão dos custos e despesas com as viagens corporativas.
Na intenção de nortear e esclarecer quais os melhores processos para a realização eficiente de uma viagem corporativa, é essencial que o documento esteja disponível para todos os funcionários.
Os pontos que devem ser abordados
O documento deve ser desenvolvido levando em consideração a realidade dos deslocamentos e as estratégias que devem ser usadas, traçando, primeiramente, os seus propósitos.
Definindo um orçamento para os deslocamentos empresariais
Para uma otimização melhor dos custos da viagem, analise anteriormente o número de viagens corporativas realizadas pela sua empresa e suas frequências. Assim como gastos médios, principais fornecedores utilizados, cidades mais visitadas, objetivos, reuniões, convenções e fechamento de contratos.
Estabeleça uma parcela do seu orçamento para os deslocamentos com esses dados em mente e discuta com todas as áreas os projetos que estão previstos. Assim, será mais fácil evitar gastos supérfluos e desperdícios desnecessários.
Este processo ajuda a estabelecer metas, negociar contratos com fornecedores e monitorar o desempenho do programa.
Determinando o orçamento de gastos
É essencial informar quais despesas o viajante pode realizar por conta da empresa e pedir para o colaborador enviar um relatório para apresentar comprovantes na intenção de evitar abusos e divergências.
A empresa também pode estabelecer reembolsos para despesas extras que os funcionários cobrirem como o uso de transporte coletivo; jantar; emergências médicas e uso moderado de serviços de lavanderia e hotel.
Outra forma de controlar os gastos são os sistemas de Expense Management, nos quais podem ser digitalizados os comprovantes, estabelecendo políticas de gastos e passando pelo processo de aprovação.
A política deve servir como base para os funcionários, distinguindo itens reembolsáveis e não-reembolsáveis, assim como incentivar o funcionário a controlar seus gastos conscientemente, aproveitando descontos e convênios.
Lembre-se: Esses são apenas alguns exemplos e sugestões de situações de reembolsos. A sua política de viagem corporativa deve ser personalizada para sua empresa e seus funcionários, pensando nas necessidades específicas de ambos.
Encontrando a agência de viagens para sua empresa
A Stabia Turismo oferece um serviço com transparência, experiência e pensando sempre no melhor para sua empresa. Assim, atuamos reduzindo e controlando gastos nas suas viagens corporativas, visando a otimização de custos sem comprometer o conforto de seus funcionários viajantes.
Conhecendo a realidade da sua empresa, a Stabia Turismo é capaz de auxiliar na elaboração ou atualização de uma política de viagens sob medida. Contando com o know-how e experiência de nossos consultores, oferecemos o nosso sistema de selfbooking integrado e parametrizado com as necessidades da sua empresa. Facilitando assim o controle e análise da aplicação da política de viagens.
Agora, você já sabe como criar uma Política de Viagens Corporativas. Solicite um diagnóstico personalizado e saiba quanto sua empresa pode economizar!
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