Quando se trata de expansão de negócios, muitas empresas não abrem mão de mandar seus funcionários para viagens a negócios. No entanto, os gastos que estas viagens geram são um grande peso no bolso de muitos empresários. Pensando em reduzir custos, é fundamental que haja um controle sobre todo e qualquer tipo de despesa. Por isso, criam-se as políticas de viagens.
Reduzir custos não necessariamente significa reduzir a frequência ou a qualidade dessas experiências. Se houver o planejamento adequado, pode-se evitar gastos desnecessários, e com uma política de viagens é possível estabelecer tetos para despesas – o que certamente favorecerá a economia da empresa.
Para garantir que o seu negócio esteja efetivamente poupando recursos, providenciar um relatório de gastos anteriores com viagens é muito importante. Com ele, fica mais fácil entender quais são as maiores despesas da sua empresa e também comparar quais foram as maiores reduções.
Tendo conhecimento sobre os maiores desembolsos com viagens, estabeleça quais são os tetos relacionados a cada despesa. É importante lembrar que o conforto e a qualidade da estadia de seu funcionário deve ser levada em conta. As regras podem estar relacionadas a preços, às avaliações de cada serviço – como hotéis e assentos de avião -, enfim, ao parâmetro que lhe for mais conveniente.
Converse com o gestor de viagens de sua empresa e com os funcionários que mais realizam viagens a negócios. Entenda quais são as principais demandas de cada tipo de viagem. Um comitê envolvendo estas questões é fundamental para que a sua política de viagens seja alcançável e não prejudique os seus resultados. Essas políticas visam otimizar o seu processo, jamais reduzir qualidade, afinal os ganhos futuros dependem também destas viagens.
Trace um objetivo. Seja ele reduzir os prejuízos com passagens perdidas, compras em cima da hora ou pela escolha de fornecedores mais caros. Essas questões podem parecer pequenas, mas juntas causam uma grande diferença no valor final.
Defina todas as suas diretrizes de maneira clara e minuciosa, para que não existam dúvidas quanto ao cumprimento de sua política. Quais são os gastos que a empresa cobrirá, quais ficam por conta do funcionário? Gastos com turismo, gorjetas ou dados móveis serão reembolsados pela empresa? O pagamento de despesas se dará por parte do viajante, com ressarcimento, ou serão pagas diretamente pela empresa? Além, claro, de todas as outras necessidades que o seu comitê encontrar.
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