Não há como negar: as viagens corporativas são essenciais para empresas de todos os portes, afinal estar cara a cara com um possível cliente ou fornecedor na hora de fechar um negócio faz toda a diferença. Porém, do outro lado de toda essa importância está um fator que costuma preocupar os departamentos que lidam com o dinheiro da empresa: o custo.
Em cenários de crise, principalmente, é comum desmarcar compromissos que exigem deslocamento pelo fato de que atitudes como essa gerarão economia, mas com isso perde-se também a possibilidade de realizar vendas e criar laços preciosos. A saída, nesse caso, é manter as viagens corporativas, mas fazendo com que tenham o menor custo possível.
Continue conosco até o final desse artigo para descobrir como isso pode ser feito.
Como reduzir os custos das viagens corporativas
As viagens corporativas contribuem de forma significativa para as despesas da empresa, em muitos casos perdendo apenas para a folha de pagamento e para a tecnologia. Como parte da sua função é zelar pelo financeiro, mas sem deixar de lado a realização desse tipo de viagem, confira a seguir nossas dicas de redução de custos, que incluem:
- Negociação de valores;
- Planejamento;
- Criação de políticas relacionadas às viagens;
- Utilização de relatórios.
Saiba mais sobre cada um desses pontos a seguir:
Definição de fornecedores preferenciais
Ao escolher fornecedores preferenciais, os descontos com fornecedores específicos, como companhias aéreas, locadoras de veículos e hotéis, aumenta.
Isso representa boas negociações e flexibilidade em momentos críticos como um hotel lotado, uma quebra de no-show, entre outras situações das quais uma empresa e seus viajantes corporativos estão sujeitos.
Planejamento antecipado
Nem sempre as viagens corporativas nos dão liberdade de criar um planejamento em relação a custos, mas sempre que isso for possível, não deixe de fazê-lo.
Esse planejamento deve incluir a compra antecipada de passagens, traslados e aluguéis de veículos, uma vez que quanto maior a antecedência nas reservas, mais baixos os preços costumam ser. Os pormenores também devem ser contemplados, bem como situações adversas, como mudança da data de uma reunião, por exemplo.
Por isso, lembre-se de considerar também o valor da alteração da passagem, pois muitas vezes vale mais a pena comprar uma tarifa superior com uma multa reduzida para alteração do que ter que comprar novos bilhetes.
Criação e adoção de políticas relacionadas às viagens corporativas
Outra forma inteligente de gerenciar corretamente os custos das viagens corporativas de sua empresa e conseguir reduzi-los é colocando em prática uma política em relação a elas.
Essa política deve ser composta por parâmetros e “regras” a serem seguidas, norteando corretamente o dinheiro da empresa e ao mesmo tempo cuidando para que a viagem ocorra de forma satisfatória para todos. Defina, por exemplo, em quais ocasiões um executivo pode viajar de primeira classe, qual a categoria de hotel que deve ser priorizada, quais devem ser os custos com alimentação e outros detalhes que permitam traçar um panorama de quanto do orçamento será utilizado.
Utilização e análise de relatórios
Por fim, e ainda mais importante, está a utilização de relatórios, que te permitirão analisar os motivos e valores relacionados aos custos de cada viagem.
São os relatórios das viagens corporativas, por sinal, que permitem descobrir se a política criada está sendo respeitada e se há excessos de gastos por algum motivo. Dessa forma, ao final de cada mês poderá ser analisado o que está dando certo e o que está dando errado.
E, ao final do ano, você poderá ter acesso ao valor total destinado a essas viagens, conseguindo verificar ainda o que pode ser cortado ou alterado para maior redução de custos.
A adoção de parceiros nas viagens corporativas
Quem deseja reduzir os custos com viagens corporativas pode, além de seguir essas dicas, buscar parceiros que sejam especialistas no assunto e consigam prestar uma consultoria para que as viagens corporativas saiam de forma rápida e eficaz.
A Stabia TMC é especialista em viagens corporativas, de modo a agilizar quaisquer processos que sejam necessários, priorizando sempre a redução de custos para os clientes. Além de reservarmos passagens com mais de 700 companhias aéreas pelo mundo, cuidamos também da hospedagem, documentação, transfer, fretamento e demais detalhes junto aos fornecedores que nos permitem conseguir sempre o melhor preço para a sua empresa.
Aliás, se a política interna de sua empresa contempla não só viagens corporativas, mas também viagens como incentivos aos colaboradores, basta falar conosco e em pouco tempo terá um pacote de viagem ou um cruzeiro marítimo inesquecível para ser utilizado, o que sem dúvidas incentivará toda a equipe.
Para saber mais sobre a Stabia TMC e conhecer outras dicas para reduzir os custos das viagens corporativas de sua empresa, baixe agora mesmo nosso e-book. Havendo qualquer dúvida, estamos à disposição.
