A tecnologia já faz parte da vida de praticamente todas as empresas e, quando se trata da realização de uma viagem corporativa pode ser ainda mais importante tê-la como aliada. Você, sem dúvidas, sabe o quanto pode ser trabalhoso organizar uma viagem de última hora, principalmente visando economia, mas com as ferramentas tecnológicas corretas essa tarefa se torna muito mais fácil e todos saem ganhando.
O auxílio de uma TMC (agência de viagens corporativas) nesse contexto não deixa de ser igualmente importante, sendo que é ela que irá apresentar as melhores soluções em tecnologia para que a viagem corporativa seja realizada de forma proveitosa, com o menor custo possível e realizada dentro das políticas determinadas.
A tecnologia a favor de uma viagem corporativa que economize tempo e dinheiro
Com o passar dos anos, cada vez mais fornecedores inseridos no contexto de uma viagem, seja ela corporativa ou não, têm desenvolvido maneiras de valorizar o tempo e o orçamento de seus clientes, sempre com a tecnologia à frente. São inúmeros os aplicativos e demais ferramentas que foram criadas para este fim, para que todos se beneficiem.
Caso sua empresa possua uma política de viagens consolidada, certamente há nela dados como:
- Hotéis preferenciais;
- O valor aproximado a ser destinado à alimentação;
- O prazo de antecedência para compra de passagens e reservas;
- Políticas para sempre escolher o menor preço;
- Fluxo de aprovação.
E estes, além de serem pontos fundamentais que devem ser trabalhados para redução de custos e controle de orçamento, são também alguns dos pilares que regem a criação de ferramentas e sistemas como o Self Booking, o Back Office, o BI e o Expense Management.
Saiba mais sobre eles e como auxiliam na gestão de uma viagem corporativa a seguir.
Sistemas para gestão de viagem corporativa
Um dos grandes benefícios dos sistemas que auxiliam na gestão de uma viagem corporativa é a possibilidade de serem utilizados tanto pela TMC quanto pela empresa contratante, gerando transparência e facilitando o trabalho do gestor de viagens e também do responsável pelo departamento financeiro.
Entre os sistemas mais utilizados estão o Self Booking Responsivo, o Back Office, o BI e o Expense Management, mencionados acima e que possuem integração entre si, colaborando para que nenhum dado seja ignorado e contribuindo com a análise geral realizada no final de cada viagem.
Cada um possui características específicas, que podem ser conferidas abaixo:
Self Booking Responsivo:
Nada impede que sua empresa prefira trabalhar da forma mais tradicional, na qual é preciso solicitar a uma TMC a compra de passagens e resolução das reservas que contemplam uma viagem corporativa.
Porém, esse formato exige confiança e boa gestão de tempo por ambas as partes, enquanto que com o Self Booking essas mesmas tarefas podem ser desempenhadas de forma mais rápida e sem que seja necessário solicitar a ajuda de terceiros. Com esse sistema, tanto a TMC quanto o gestor de viagens e até mesmo o colaborador que irá viajar conseguem pesquisar e reservar passagens de forma rápida e com o menor preço possível.
Como nem sempre estamos na frente de um computador para solicitar viagens, e com os smartphones e tablets com cada vez mais recursos, é necessário que o sistema de viagens Self Booking também esteja apto a trabalhar em dispositivos móveis. Por isso, opte por um sistema que tenha tecnologia responsiva.
Back Office
Ao mesmo tempo em que facilita a compra de um serviço para uma viagem corporativa específica, o Self Booking se integra ao Back Office, que é o sistema responsável por automaticamente colher as informações necessárias em relação a parte financeira.
Ou seja: feita a compra, o Back Office utiliza todas as informações para gerar as contas a pagar ou a receber, ao mesmo tempo em que constrói relatórios gerenciais com esses dados e valores.
BI
O BI, por sua vez, está diretamente ligado ao Back Office, a fim de receber suas respectivas informações para gerar relatórios ainda mais completos.
Na Stabia TMC a equipe comercial gerencia esse sistema com foco em deixá-lo o mais completo possível, para que um relatório seja enviado mensalmente ou conforme a periodicidade solicitada para os clientes com gráficos e todo o histórico de consumo quando o assunto é viagem corporativa.
Além disso, são realizadas também análises a fim de conseguirmos recomendar mudanças de comportamento durante essas viagens, visando sempre a redução de custos e um melhor aproveitamento do orçamento. Caso prefira, o cliente também pode ter acesso direto ao BI, para conseguir as informações em tempo real.
Expense Management
Este sistema é integrado com o Self Booking e é responsável pela prestação de contas da viagem, como despesas com alimentação, táxi, compra de materiais promocionais, entre outros. Pode ser integrado com o ERP da empresa, tendo o custo total da viagem sem que escape qualquer valor.
Novos tempos exigem novos métodos
A tecnologia se faz cada vez mais presente não apenas em uma viagem corporativa, mas em qualquer contexto empresarial que possamos imaginar. Logo, empresas que não se adequam a essa nova era tecnológica tendem a perder em inúmeros aspectos, como o financeiro.
Para que esse não seja o caso de sua empresa, entre em contato conosco e saiba mais sobre nossos sistemas de gerenciamento de viagens e todas as demais soluções que apresentamos.
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